مقدمه :
گسترس سريع كاربردهاي تجاري كامپيوتر شايد بيشتر از هر واقعه ديگري در تاريخ حرفه حسابداري مستقل ، براين حفره اثر گذاشته است . امروزه با عرضه كامپيوترهاي كوچك و ارزان اقيمت حتي كوچكترين شركتها نيز احتمالاً براي بسياري از كارهاي حسابداري خود از كامپيوتر استفاده خواهند كرد. كامپيوتر بيش از ابزاري است كه وظايف روزمره حسابداري را با سرعت و دقت بي سابقه انجام ميدهد. امروزه كامپيوتر تهيه اطلاعاتي را ممكن ساخته است كه فراهم كردن آن در گذشته به دليل زمان و هزينه آن امكان‌پذير نبوده است .
دراين شركت نيز از سيستم كامپيوتري استفاده مي‌كنند براي اينكه بتوانند اطلاعات روزانه خود را در كامپيوتر ثبت كنند و به جاي استفاده از سيستم دستي يعني ثبت وقايع هرروز در دفتر روزنامه و كل هرچند وقت يكبار اين كار را انجام دهند به وزارت دارايي رفته اند وبا كسب اجازه از وزارت دارايي از سيستم كامپيوتري استفاده مي‌كنند و طبق توافقي كه با وزارت دارايي انجام داده اند قرار شده است كه ماهانه اطلاعات را در دفاتر قانوني يعني روزنامه و كل ثبت كنند . هر شركتي كه بخواهد از نرم افزار استفاده كند بايد به دارايي اطلاع دهد علت استفاده از سيستم كامپيوتري دراين شركت براي اين است كه سيستمهاي كامپيوتري به نوعي قابليت اتكاي گزارشهاي مالي را افزايش ميدهد. كامپيوتر اطلاعات فعاليتها را يكنواخت پردازش مي‌كند و احتمال بروز اشتباهات عوامل انساني را كه در يك سيستم دستي مي‌تواند رخ دهد،از بين مي‌برد.
كنترلها با توجه به سيستم كامپيوتري شركت :
با كامپيوتري شدن سيستم شركت ، اجراي كارهايي كه قبلاً بين افراد بسياري تقسيم ميشد به كامپيوتر واگذار ميشود. از آنجا كه كامپيوتر مي تواند بسياري از جنبه هاي مرتبط به هم معاملات را به سادگي انجام دهد، تلفيق عمليات وادغام وظايف را نيز بايد از آن انتظار داشت اما اگر براي كامپيوتر به درستي برنامه سازي شود، كامپيوتر هيچ تمايل يا انگيزه اي براي پنهان كردن اشتباهات خود ندارد. بنابراين آنچه كه به ظاهر ادغام وظايف ناسازگار تلقي مي شود، مي‌تواند در وظايف كامپيوتر ادغام گردد. هنگامي كه وظايف به ظاهر ناسازگار درمركز كامپيوتر ادغام مي شود، وجود كنترلهاي جبراني براي پيشگيري از دخالت عوامل انساني در پردازش كامپيوتري ضروري است . فردي كه امكان ايجاد تغييرات غير مجاز در برنامه هاي كامپيوتر يا پرونده هاي اطلاعات را دارد در موقعيتي است كه مي‌تواند از تمركز پردازش اطلاعات در مركز كامپيوتر سوء استفاده كند. برنامه ها و پرونده هاي اطلاعات امپيوتري نمي تواند بدون استفاده از كامپيوتر تغيير يابد. اما ، برنامه و اطلاعات مزبور مي‌تواند با استفاده از تجهيزات كامپيوتر تغيير داده شودبدون آن كه شواهد قابل رويتي از تغييرات باقي بماند. بنابراين،طرح سازماني مركز كامپيوتر بايد مانع از دسترسي غير مجاز كاركنان مركز به كامپيوتر، برنامه ها و پرونده هاي اطلاعات گردد.
اين كار از طريق تعيين دقيق و روشن حدود اختيارات و مسئوليتها ، تفكيك وظايف و تعيين دقيق وظايف هر يك از كاركنان مركز كامپيوتر انجام ميشود. دراين شركت 12 اپراتور است، هر اپراتور داراي password مي‌باشد كه با توجه به اختيارات و وظايفي كه دارد مي‌تواند از سيستم كامپيوتري استفاده نمايدو در مدودة خودش به اطلاعات دسترسي پيدا مي‌كند. دراين شركت نيز وظايف عمليات كامپيوتر از وظايف برنامه نويسي جدا مي‌باشد زيرا كارمندي كه هر دو كار را انجام ميدهد در موقعيت خواهد بود كه بتواند در برنامه هاي كامپيوتر تغييرات غير مجازي ايجاد كند. مثلاً براي وارد كردن اطلاعات ورودي دراين شركت فقط افراد محدودي هستند كه مجاز به شروع معاملات هستند اين افراد يك شماره شناسايي (رمز) دارند كه بايد ابتدا شماره رمز را به كاميوتر ارائه كنند تا كامپيوتر اطلاعات ورودي را از آنان بپذيرد.
بايگاني برنامه ها و پرونده ها :
هدف ،از بايگاني ،محافظت از برنامه هاي كامپيوتري ، پرونده هاي اصلي و اطلاعات جاري فعاليتها و ساير مدارك در برابر از بين رفتن ، آسيب ديدن ، سوء استفاده و يا ايجاد تغييرات غير مجاز است . دراين شركت كاربايگاني توسط كامپيوتر انجام ميشود. اعلاميه هاي وصولي كه از بانك گرفته ميشود توسط كامپيوتر بايگاني ميشود. در واقع كامپيوتر با استفاده از برنامه بايگان به طور خودكار اعلاميه هاي وصولي از بانك را بايگاني مي‌كند.
شرح عمليات مربوط به وجه نقد دراين شركت :
فروشهايي كه اين شركت دارد به صورت نقد است يا نسيه ، فروشهايي كه نقد هستند مشتري به طور مستقيم اجناس را مي خرد وهمان جا فاكتور صادر مي شودو مبلغ آن به حساب صندوق مي رود و بعد از آن به حساب بانك مي رود. اما فروشهايي كه نسيه هستند .دراين شركت چكهايي كه مي گيرد چكهاي مدت دار است كه با توجه به اعتبار مشتري و نوع كالايي كه مي خرند مبلغ كالا برايشان تقسيط مي شود، بخشي را نقدي و بخشي ديگر را برمبناي شرايط و مدت چكها را دريافت مي‌كنند . در همان لحظه پس از دريفت چكها توسط سيستم كامپيوتري ثبت يم شودو در حسابهاي دفاتر كل و روزنامه توسط سيستم خودكار سند ميخورد بعد به قسمت مسئول چكها ارجاع ميشود. پس از مهردار كردن توسط حسابداري چكها به صورت روزانه طي ليست تحويل مأمور وصول داده ميشود. او پس از مرتب، چكها را به ترتيب برمبناي تاريخ مرتب مي‌كند. 5 روز مانده بهسررسيد چكها به پيوست اعلامية بانكي به بانك تحويل و تا زمان وصول پيگير وصول چك مي‌باشد. پس از رسيدن تاريخ سررسيد با ارائه يك نسخه از اعلاميه به بانك اعلامية وصولي چك را كه مربوط به مهر بانك است تحويل و جهت تسويه از حساب اسناد نزد خود ، به حسبداري ارجاع تا ثبت وصولي آن سند زده شود و حسابداري با ارائه هر وصولي يا اعلامية وصولي مبالغ فوق را از حساب صندوق مأمور وصول ، كسر مي‌كند وبه حساب بانك دريافت كنندة وجه ارسال ميشود.
همان زمان چكهايي كه اعلامية برگشتي دارد با اعلامية برگشتي از بانك گرفته مي شودو به حسابداري مي رسد و حسابداري پيگير وصول آن چك است .
كنترلهاي سيستم نرم افزاري :
كنترلهايي كه سيستم نرم افزاري روي وجه نقد دارد اين است كه روزانه گزارش ميدهد چه چكهايي قابل وصول هستند كه كنترلي است از طريق حسابداري برچكها كه چكها در تاريخ مقرر خودش به صورت مرتب به بانك برود . ديگركنترل سيستم نرم افزاري اطلاع دادن از سررسيد چكهاي پرداختي است و اعلام گزارش از صورت حسابهاي بانك و مانده هاي بانك تا درآمدها و هزينه ها تطبيق داشته باشد.
سيستم اين را هم اطلاع ميدهد كه معادل چكهاي پرداختي كه داريم آيا در حسابمان پول كافي داريم يا نه ، و نيز از واريز پولهاي دريافتي به موقع به بانك در موعد مقرر يا در اسرع وقت خبر ميدهد.
تفكيك وظايف :
يك مفهوم بنيادي كنترل داخلي اين است كه هيچ فرد يا دايره اي نبايد به تنهايي عهده دار انجام دادن تمامي مراحل يك معامله باشد بدين ترتيب هيچ فرد يا دايره اي داراي وظايف ناسازگار نخواهد بود تا هم بتواند اشتباهات و تخلفهايي را درجريان عادي كارهاي روزمره اش مرتكب شود و هم آن را پنهان دارد. علاوه براين تفكيك مسئوليتها به تخصص كاركنان منجر ميشود كه اين خود عاملي در افزايش كارايي كلي عمليات است .
تفكيك وظايف كاركنان شركت :
وارد كردن اطلاعات توسط اپراتور انجام مي شودي عني كسي كه به طور مستقيم با سيستم كار مي‌كند.
تهيه وامضاي چكها و ثبت آنها دراين شركت به سيستم كامپيوتري واگذار شده است براي همين كاركنان مستقيماً به وجوه نقد دسترسي دارند و براي جلوگيري از سوء استفاده كاركنان يك قسمت چكها را چاپ مي‌كند و قسمت ديگري مجوز صدور چكها را برعهده دارد . قسمت مزبور جمع مبالغي ريالي و جمع تعداد چكهاي صادر شده را تهيه و نگهداري مي كند، سپس اين جمع هاي دسته اي مستقل قبل از تحويل چكها با گزارشهاي خروجي كامپيوتر مقايسه ميشود.
دراين شركت نيز تفكيك وظايف برقرار است بدين صورت كه شخصي كه چكها در دستش است از شخصي كه مسئولي ثبت در كامپيوتر است جدا مي‌باشند واو فرد هستند شخصي كه مأمور وصولي است وچكها در دستش است در حسابداري نيست يا اگر هم در حسابداري باشد در ارتباط با دريافت چك نيست .
پرسشنامه كنترلهاي داخلي :
قديمي ترين شيوه توصيف يك سيستم كنترل داخلي ،تكميل پرسشنامه استاندارد كنترلهاي داخلي است . بيشتر پرسشنامه هاي كنترلهاي داخلي به گونه اي تنظيم شده است كه جواب « خير» درآن ب معناي يك نقطه ضعف در سيستم كنترل داخلي است ، به علاوه ، پرسشنامه ها معمولاً تمايز بين ضعفهاي عمده و جزيي كنترل ، ذكر منابع اطلاعاتي مورد استفاده درپاسخگويي به پرسشها و ثبت توضيحاتي درباره نقاط ضعف كنترلهاي داخلي را امكان‌پذير مي سازد.
عيب پرسشها استاندارد، انعطاف ناپذيري آن است . پرسشنامه هاي مزبور عموماً حاوي سئوالات زيادي است كه در مورد برخي از سيستمها ، به ويژه سيستم واحدهاي تجاري كوچك مورد ندارد. همچنين از بررسي يك پرسشنامه تكميل شده نميتوان وضعيتهايي را مشخص كرد كه در آن قوت يك كنترل داخلي سبب جبران ضعفي در سيستم ميشود.
چرخه فروش و دريافتهاي نقدي
نام صاحبكار : شركت تعاوني برق منطقه اي خراسان دوره مالي منتهي به :
نام و سمت كاركناني كه با آنان مصاحبه شده است :
صندوقدار ، خانم متولي ،رئيس حسابداري و آقاي موسوي ـ مديرعامل
|
پرسش
|
|
ملاحظات
|
|
موردندارد
|
آري
|
خير
|
عمده
|
جزيي
|
|
1. آيا كليه كاركنان مسئول دريافت يا پرداخت وجوه نقد ، تضمين داده اند؟
|
|
ü
|
|
|
|
|
|
2. آيا تمام وجوه نقد و چكهاي وصولي توسط ارمند مسئولي دريافت ميشود كه به مدارك حسابداري دسترسي نداشته و مسئوليتي در امور صندوقدارندارد؟
|
|
ü
|
|
|
|
|
|
3. آيا مسئول دريافت وجه نقد ، ليستي از تمام چكها و مبالغ دريافتي تهيه مي‌كند.
|
|
|
ü
|
|
ü
|
رجوع شود به كنترل جبراني بند13
|
|
4. الف ) آيا يك نسخه از ليست دريافتهاي نقدي به منظور تطبيق با بستانكار حساب مشتريان به قسمت حسابهاي دريافتي ارسال مي شود؟
|
ü
|
|
|
|
|
|
|
ب ) آيا نسخه اي از ليست مزبور به منظور تطبيق با دفتر صندوق به كسي غير از صندوقدار تحويل مي شود؟
|
ü
|
|
|
|
|
|
|
5. آيا دريافتهاي حاصل از فروش نقدي از طريق دفتر فروش ماشين صندوق و رسيدهاي با شماره رديف ثبت ميشود؟
|
|
ü
|
|
|
|
|
|
6. آيا جمع پايان روز ماشين صندوق يا ساير وسايل مكانيكي توسط كارمندي كه به وجوه نقد دسترسي ندارد كنترل ميشود.
|
|
ü
|
|
|
|
|
|
7. آيا تسهيلات موجود و تجهيزات ماشيني دريافت و ثبت وجوه نقد، كافي است و كنترل خوبي را برقرار مي كند؟
|
|
ü
|
|
|
|
|
|
8. آيا درآمدهاي حاصل از سرمايه گذاريها، اجاره، حق امتيازها وساير منابع مشابه به گونه اي برنامه ريزي شده است كه عدم وصول آنها در سررسيد رابتوان به موقع پيگيري كرد.
|
ü
|
|
|
|
|
|
|
9. آيا روشهاي فروش ضايعات به گونه اي است كه همزمان با دريافت وجوه فروش توسط صندوقدار،مستقيماً به حسابداري نيز گزارش شود؟
|
ü
|
|
|
|
|
|
|
10. آيا اوراق بهادار ساير اوراق پيمان قابل انتقال در اختيار شخصي غير از صندوقدار است ؟
|
ü
|
|
|
|
|
|
|
11. آيا وصوليهاي شعب همه روزه به حسابي نزد بانك واريز ميشود كه تنها هيأت مديره اجازه برداشت از آن را دارد؟
|
|
ü
|
|
|
|
|
|
12. آيا دريافتهاي روزانه بيدرنگ و دست نخورده توسط فردي غير از مسئول ثبت حسابهاي دريافتي به حساب بانك واريزي ميشود؟
|
|
ü
|
|
|
|
|
|
13. آيا نسخه دوم اعلاميه واريز وجه به بانك توسط بانك امضاء و توسط شخص غير از صندوقدار يا مسئول ثبت حسابهاي دريافتني بامدارك دريافت وجوه نقد و ليست تنظيمي مسئولين وصول تطبيق مي شود؟
|
|
ü
|
|
|
|
|
|
14. آيا نسخه دوم اعلاميه واريز وجه به بانك به درستي بايگاني ميشود و براي بازرسي در اختيار حسابرسيان قرار مي گيرد؟
|
|
ü
|
|
|
|
به ترتيب تاريخ توسط كامپيوتر
|
|
15. آيا چكهاي برگشتي به دليل بلامحل بودن و ساير مدارك ارسالي از بانك تحويل كارمندي غير از صندوقدار شده و به درستي پي جويي ميشود
|
|
ü
|
|
|
|
به حسابداري ارجاع داده ميشود به شخصي غير از صندوقدار
|
|
16. آيا محل استقرار مدارك در محل حسابداري به گونه اي است كه كارمندان مسئول دريافت و پرداخت وجوه نقد به مدارك حسابدري دسترسي نداشته باشند.
|
|
ü
|
|
|
|
بيشتر كارها توسط سيستم كامپيوتري انجام و هركس رمز ورود دارد
|
|
تنظيم كننده: ثقفي تاريخ : مدير بررسي كننده: تاريخ :
سرپرست : تاريخ : شركت بررسي كننده : تاريخ :
|
نمودگر سيستم كنترل داخلي :
نمودگر سيستم يك نمودار است ، يعني نمايش تصويري يك سيستم يا يك سري روش كه در آن ، هر روش به ترتيب و درجاي خود نشان داده ميشود. نمودگر به چشم يك استفاده كننده با تجربه تصوير روشني از سيستم است كه نوع و ترتيب روشها،تفكيك مسئوليتها ، منابع ونحوه توزيع مدارك و نوع ومحل مدارك و پرونده هاي حسابداري را نشان ميدهدكه آن را مؤثر تر از پرسشنامه يا شرح نوشته مي دانند.
شركت تعاوني برق منطقه اي خراسان
نمودگر سيستم وجوه نقد
به تاريخ
|
صندوقدار
|
|
رئيس حسابداري
خانم متولي
|
|
مدير مالي
آقاي موسوي
|