مقدمه :
در قانون محاسبات عمومي در خصوص دفاتر تعريف خاصي نشده است ليكن به استناد ماده 95 قانون مالياتهاي مستقيم دفاتر قانوني از نظر مالياتي عبارت است از دفاترروزنامه ( اعم از نقدي و يا غير نقدي ) دفتر كل موضوع قانون تجارت ويا دفاتر مخصوصي كه وزارت امور اقتصادي و دارايي به عنوان دفتر مشاغل « دفتر درآمد و هزينه » تهيه و در دسترس موديان قرار ميدهد و مقرر شده است آئين نامه مربوط به نحوه تنظيم و تحرير و نگهداري دفاتر و حساب اسناد و مدارك توسط وزارت امور اقتصادي و دارايي با نظرخواهي از بانك مركزي جمهوري اسلامي ايران و سازمان حسابرسي و اتاق بازرگاني و صنايع و معادن ايران تهيه وپس از تصويب وزير امور اقتصادي و دارايي جهت اطلاع موديان منتشر خواهد شد كه آئين نامه مذكور در تاريخ 28/12/1367 به تصويب رسيده است .
آئين نامه نحوه تنظيم و تحرير و نگهداري دفاتر :
ماده 1)
مقررات اين آئين نامه شامل مودياني است كه در موعد مقرر در قانون مالياتهاي مستقيم مصوب 3/12/1366 مجلس شوراي اسلامي ، ترازنامه و حساب سود و زيان و يا حسب مورد حساب درآمد و هزينه و حساب سود و زيان خود را با رعايت مقررات مربوط تسليم مي نمايد.
تبصره 1: در صورتيكه موديان مالياتي حسب مورد از اوراق مخصوص ماده 169 قانون مالياتهاي مستقيم استفاده ننمايد دفاتر ابرازي براي تشخيص درآمد مشمول ماليات سال مربوط فاقد اعتبار بوده و به نفع آنها قابل استناد نخواهد بود.
تبصره 2 : موديان درانتخاب يكي از روشهاي متداول حسابداري آزاد هستند ولي بايد در سالهايبعد نيز همان روش را اعمال نمايند و در صورتيكه به جهات مشخصي تغيير روش داده باشد مكلفند اثرات حاصل از تغيير روش برحساب سود و زيان را ضمن اظهار نامه ساير صورتهاي مالي تسليمي به حوزه مالياتي ذيربط مشخص نمايند.
مشخصات دفاترقانوني :
ماده 2 )
دفاتر قانوني عبارت است از كليه دفاتر روزنامه و كل اعم ازمشترك يا جداگانه از يكديگر و دفاتر مشاغل ( دفتر درآمد و هزينه ) كه قبل از ثبت هرگونه عمليات حسابداري در آنها ،دفاتر روزنامه و كل مطابق مقررات مواد 11 و 12 قانون تجارت مصوب سال 1311 از طرف نماينده اداره ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات امور اقتصادي و دارايي ذيربط امضاء و پمپ گرديده و به فارسي تحرير شده باشد.
تبصره 1 : اشتباه در شماره گذاري صفحات و همچنين اشتباهات ناشي از پمپ دفاتر در مراجع موجب بي اعتباري دفاتر نخواهد بود .
تبصره 2 : ادارات امور اقتصادي ودارايي موظفند فهرست دفاتر ثبت و پمپ شده واصله را از ادارات ثبت و اسناد وهمچنين فهرست دفاتر مشاغل ثبت و پلمپ شده از ناحيه خود را به حوزه هاي مالياتي مربوط ارسال نمايند. همچنين موديان موظفند دراظهار نامه مالياتي خود تعداد و نوع دفاتري كه براي سال مالي مورد رسيدگي پلمپ كرده اند و نيز كليه دفاتر نامه نويسي موجود ثبت و پلمپ شده قانوني مورد منحر به دفاتر ابرازي است اقدام به رسيدگي نمايد.
ماده 3 )
دفتر روزنامه دفتري است كه اشخاص حقوقي يا حقيقي كليه عمليات مالي و پولي خود را اعم از خريد و فروش و ديوان و مطالبات و ظهرنويسي و هرگونه فعاليتي كه ايجاد دين يا طلب كند و هرگونه عمليات محاسباتي را كه به تاريخ وقوع وسايرعمليات را كه طبق اصول حسابداري و عرف متداول دفتر داري در پايان دوره مالي براي تنظيم حساب سود و زيان ترازنامه لازم است بلااستثناء به ترتيب درآن ثبت كند.
تبصره 1 :نگهداري دفتر روزنامه واحد براي ثبت كليه عمليات و يا دفاتر روزنامه متعدد براي هر طبقه يا طبقاتي از آنها امكان‌پذير است از قبيل دفتر روزنامه صندوق ، دفتر روزنامه بانك و دفاتر روزنامه غير نقدي مانند خريد و فروش نسيه واحتساهي و يا دفاتر روزنامه دو يا چند مورد از حسابها .
ماده 4 )
دفتر كل دفتري است كه كليه عمليات ثبت شده در دفتر روزنامه دو يا چند مورد از حسابها ، سرفصل يا كدگذاري حسابها در صفحات مخصوص آن ثبت ميشود به ترتيبي كه نتيجتاً تنظيم حساب سود وز يان و ترازنامه از آن امكان‌پذير باشد.
ماده 5 )
دفتر مشترك روزنامه و كل دفتري است كه براي حسابهاي مورد نياز موسسه برطبق اصول متداول دفترداري متضمن ستونهاي سرفصل حسابباشد به طوري كه با ثبت ونگهداري دفتر مذكور بتوان نتايج تمام عمليات را زا آن استخراج و حساب سود وزيان وترازنامه تهيه كرد.
ماده 6 )
دفترمشاغل ( دفتر درآمد و هزينه ) دفتري است كه لااقل متضمن ستونهايي براي درج تاريخ ، شرح موضوع ، درآمد، هزينه ودارايي قابل استهلاك باشد و اقلام مذكور به ترتيب تاريخ وقوع درآمد ثبت گردد بطوريكه در پايان سال تعيين جمع درآمد و هزينه شغلي مودي ونتيجتاً تنظيم حساب سود و زيان از آن امكان‌پذير باشد.
ساير دفارت و مدارك حساب :
ماده 7 )
دفتر معين دفتري است براي تفكيك وجداسازي هر يك از دفاتر كل برحسب مقتضيات و شرايط حساب ممكن است نگهداري شود . كارتهاي حساب در حكم دفاتر معين است .
ماده 8 )
كارتها يا اوراق چاپ شده كه با دست تكميل مي‌شوند سيستم كارتي و اوراق چاپ شده كه توسط ماشينهاي حسابگر مكانيكي يا الكترونيكي تهيه مي‌شوند. برحسبمورد سيستمهاي مكانيكي ويا الكترونيكي ناميده مي‌شوند.
ماده 9 )
برگه يا مدارك حساب يا سند حسابداري عبارت از نوشته اي كه در آن يك يا چند مورد از عمليات مالي و پولي و محاسباتي انجام شده و به حسابهائيكه حسب مورد بدهكار يا بستانكار گرديده تجزيه مي شوندو چنين مداركي پس از امضاء مرجع ذيصلاح و صدور آن قابل مثبت در دفاتر معين و روزنامه و كل است .
نحوه تحرير و نگهداري دفاتر قانوني :
ماده 10)
مودياني كه دفتر روزنامه و كل نگهداري مي نمايند بايد كليه عملياتي مالي و پولي و محاسباتي و موديان مجاز به نگهداري دفتر مشاغل ( دفتر درآمد و هزينه ) بايد هرگونه درآمد و هزينه و خريد و فروش دارائيهاي قابل استهلاك خود را طبق مقررات اين آئين نامه حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت كنند و سوآنكه براي نگهداري حساب از ماشينهاي مكانيكي يا الكترونيكي و كارت حساب استفاده گردد.
ماده 11 )
موديان مجاز به نگهداري دفتر مشاغل مي توانند تمام يا قسمتي از درآمدهاي روزنامه را تحت يك شماره رديف در دفتر ثبت نمايند مشروط براينكه در ستون بشرح دفتر نوع وتعداد آنها را قيد واگر درآمدي متكي به اسناد و مدارك باشد مشخصات آنرا نيز در ستون مزبور درج نمايند. در صورتيكه اقلام درآمد و هزينه و خريد دارايي هاي قابل استهلاك به اسناد و مدارك باشند موديان مذكور بايد پس از ثبت موارد در دفاتر مشاغل اسناد و مدارك مربوط را بترتيب شماره رديف دفتر و به نحوي كه براي رسيدگي مأموران تشخيص ماليات قابل استفاده باشد نگهداري نمايد.
ماده 12 )
در مواردي كه دفتر روزنامه و كل نگهداري ميشود كليه عمليات مالي و پولي موسسه و در موارد نگهداري دفتر مشاغل كليه درآمدها و هزينه ها وخريد وفروش دارائيها قابل استهلاك بايد در همان روز انجام حسب مورد در دفتر روزنامه يا مشاغل ثبت گردد.
موارد در دفاتر :
ماده 20 :
تخلف از تكاليف مقرر دراين آئين نامه در موارد زير موجب رد دفارت مي‌باشد :
1) در صورتيكه دفاتر ارائه شده به نحوي از پلمپ خارج شده و يا فاقد يك يا چند برگ باشد.
2) عدم ثبت يك يا چند فعاليت مالي و پولي ردفاتر به شرط احراز.
3) تقديم ثبت يك يا چند معامله سنبت به تاريخ وقوع آنها .
4) ثبت تمام يا قسمتي از يك فعاليت در حاشيه .
5) ثبت تمام يا قسمتي از يك فعاليت (آرتيكل ) بين سطور.
6) تراشيدن وپاك كردن مندرجات دفاتر به منظور سؤ استفاده .
7) جاي سفيد گذاشتن بيش از حد معمول در صفحات وسفيد ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل به منظور سوء استفاده باستثناء موارد مذكور در تبصره ماده 19 اين آئين نامه .
8) محو كردن مندرجات دفاتر با وسائل شيميايي .
9) ناپديد كردن مندرجات دفاتر با رنگ يا جوهر و نظاير آنها به منظور سوء استفاده .
10)بستانكار شدن حسابهاي بانكي و نقدي مگر اينكه حسابهاي بانكي با صورتحساب بانك مطابقت نمايد وي ابستانكار شدن حسابهاي بانكي يا نقدي ناشي از تقدم و تأخر ثبت حسابها ويا دريافت و پرداخت باشد كه دراين صورت موجب رد دفاتر نيست .
11)تأخير تحرير دفتر روزنامه و دفتر مشاغل زايد برحد مجاز مقرر در تبصره هاي 2 و 3 و4 ماده 12 و تأخير تحرير دفتر كل زائدبر حد مقرر در ماده 13 و تأخير تحرير زايد بر حد مقرر در ماده 18 اين ائين نامه .
12)عدم ثبت خلاصه عمليات شعب دردفاتر مركز طبق مقررات ماده 14 اين آئين نامه .
13)عدم ارائه آئين نامه يا دستورالعمل هاي كار ماشين و برنامه هاي آن در مورد اشخاصي كه ازسيستمهاي مكانيكي يا الكترونيكي استفاده مينمايند.
14)اشتباه حساب حاصل در ثبت عمليات موسسه در صورتكيه نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده 10 اين آئين نامه اقدام نشده باشد.
15)عدم ارائه يك يا چند جلو از دفاتر ثبت و پلمپشده در صورتيكه دفاتر ابزاري مودي باتوجه به نحوه نگاهداري و تحرير و تنظيم حسابهاي آن بنظر مميز و تائيد سرمميز مالياتي ذيربط غير قابل مردوداعلام شود مميز مالياتي بايستي مراتب را باذكر دلايل كافي كتباً به موديابلاغ و پرونده امر را براي رسيدگي هيأت سه نفري حسابرسان منتخب وزيري امور اقتصادي و دارايي موضوع بند 3 ماده 97 قانون مالياتهاي مستقيم ارسال دارد.
چنانچه مودي ظرف يك ماه از تاريخ ابلاغ به آن هيأت مراجه و با اداي توضيحات لازم و ارائه دلايل و مدارك كافي رفع اشكال نمايند، تشخيص درآمد مشمول ماليت براساس رسيدگي به دفاتر ودر غيراينصورت براساس رأي هيأت مزبور به طريق علي الراس صورت خواهد گرفت.