سيستم مديريت وجوه نقد (دريافت و پرداخت)
در محدودة فعاليتهاي حوزه مالي مؤسسات و سازمانهاي مختلف ، عمليات مربوط به وجوه نقد و اعتبارات و مديريت آن از جايگاه ويژه و تعيين كننده اي برخوردار گشته است. بطوريكه مديريت منابع و وجوه نقد را از يكسو به عنوان مبرمترين مسأله سطوح عالي مديريت و از سوي ديگر به عنوان مركز ثقل و حلقة محوري اتصال و ارتباط حوزه هاي عملياتي گوناگون قرار داده است.
كنترل ثبت عمليات دريافت و پرداخت و اطمينان از صحت آنها ، اطلاع لحظه اي از تنگناهاي مالي و نقاط بحراني ، ميزان اتكاء به اعتبارات مالي و اسنادي، پيش بيني منابع و مصارف آتي و آناليز گردش وجوه نقدكه ازعمده ترين ودرعين حال پردغدغه ترين مؤلفه هاي ذهني مديريت هر سازمان بشمار مي رود ، با راهكارهاي منعكس در سيستم حاضر امكان پذير مي باشد.
سيستم مكانيزة مديريت منابع و وجوه نقد بعنوان يكي ديگر از حلقه هاي بهم پيوسته سيستمهاي يكپارچة شركت راي ورز برآنست تا با ثبت واقعي و بموقع عمليات مالي و اسنادي و قابليت بكارگيري تجربه متراكم مديران مالي سازمانها از طريق مشخصه هاي پايه اطلاعاتي بتواند پاسخگوي نيازها و سياستهاي كلان اشاره شده باشد و با برقراري ارتباط پيوسته با سيستم حسابداري مالي نقش اساسي خود را در بروز نگهداري اطلاعات كنترلي مالي و مديريت منابع به نحو مطلوب ايفاء نمايد.
خلاصه مشخصات سيستم مديريت وجوه نقد (دريافت و پرداخت)
اعلام لحظه اي موجودي نقد و بانك ( ارزي - ريالي )
اعلام لحظه اي وضعيت اسناد جهت پيگيري ( اسناددريافتني ، پرداختني ، واگذارشده)
دريافت اطلاعات صورتحساب بانك (بصورت مكانيزه يادستي )وكنترل صحت آن
تهيه صورت تطبيق حسابهاي بانكي جهت شناسايي اقلام مغاير بانكي (شماره ، مبلغ، تاريخ)
اعلام موجودي مطمئن ازحسابهاي نقد وبانك
- دريافت وجه نقد، حواله ، چك ، اوراق بهادار و چاپ رسيد مربوطه
ثبت عمليات واگذاري، وصول، نكول، تمديدتاريخ،استردادوخرج كردن اسناد سررسيددار
تنظيم دستور پرداخت قطعي وعلي الحساب با رعايت جدول اختيارات مسئولين مربوطه وتعيين اولويت پرداخت وچاپ سند
- براي پرداخت نقدي - چاپ چك
- براي صدور اسناد پرداختني - صدور اسناد مدت دار
تنظيم دستور پرداخت و صدور چك از سايرسيستم ها مـانند چـك سود سهامـداران ، چك حقوق كاركنان و ساير پرداخت هاي گروهي
امكان تامين موجودي بين بانكها وتنخواه گردان وبالعكس (انتقال وجوه)
كنترل وپيگيري عمليات مربوط به چكهاي برگشتي
اعمال تخفيفات مربوط به وصول قبل از موعد و ضايعات فروش درحساب مشتريان
ثبت عمليات اقساط وام ها
انتقال مكانيزه موجودي و اوراق بهادار به سال مالي جديد
پيش بيني دريافت وپرداخت وكنترل دوره اي
مقايسه پيش بيني وعملكرد دريافت وپرداخت
صدور و چاپ اسناد حسابداري وانتقال به سيستم مالي
كنترل و پيگيري وصول فاكتورهاي فروش هر مشتري
كنترل عمليات وصول گر ، تهيه گزارش عملكرد جهت تشويق وصوليها
تنظيم گزارش وضعيت تعهدات پرداخت و دريافت (معوقه ، جاري ، آتي)
تنظيم گزارش گردش وجوه نقد به تفكيك بابتهاي دريافت وپرداخت ومقايسه سنواتي
تهيه انواع گزارشات ورسم نمودار براساس كليه محورهاي جدول اطلاعات
خلاصه مشخصات سيستم انبار (تعدادي / ريالي)
<O:P
<O:P </O:Pايجاد اطلاعات شناسنامه اي كالا به انضمام بانك تصاوير (نقشه هاي ، كاتالوگ ها) ، همراه با انعطاف پذيري در دريافت اطلاعات پيش بيني نشده
ثبت كليه اسناد وارده ، صادره و تعديلات
ثبت كليه اسناد سفارشات همراه با گردش وضعيت اسناد سفارشات
امكان تعريف اطلاعات پيش بيني نشده گردش اسناد مشتري ، به تفكيك نوع سند ، براي كليه اسناد
كنترل موجودي و گردش اقلام هر يك از انبارهاي تعريف شده بصورت لحظه اي
قيمت گذاري موجودي و مصارف اقلام به تفكيك مركز / سفارش كار / پروژه به روشهاي :
- ميانگين موزون
- ميانگين شناور
- اولين صادره از اولين وارده ( FIFO)
- روش اولين صادره از آخرين وارده ( LIFO)
- روش استاندارد
امكان انجام تعديلات (تعدادي / ريالي)
صدور اسناد حسابداري انبار براساس ضوابط سازمان مربوطه
انجام انبارگرداني آخر دوره و انجام تعديلات ناشي از آن
امكان نگهداري اطلاعات و ايجاد ارتباط مابين حسابداري انبار (وابسته به سال مالي شركت) و عمليات واقعي انبار (وابسته به سال شمسي)
ارائه گزارشات تاريخچه اي ، عملياتي و مديريتي
امكان توليد گزارشات از اسناد بروزآوري شده (نهايي) و بروزآوري نشده در جهت پاسخگويي به نيازهاي عملياتي و مديريتي
قابليت بازيابي و مقايسه اطلاعات سنوات قبلي و سال جاري
امكان بهره برداري مستقل از سيستم انبار تعدادي در محل انبار و سيستم انبار ريـالي يا انبارتعدادي/ريالي در حوزه مالي
معرفي محدودة كاري كاربران و گروههاي كاربران جهت حفاظت از اطلاعات
</O:P
سيستم حسابداري مالي و كنترل بودجه
قابليتهاي هر سيستم مكانيزه ارتباط تنگاتنگ با محيط و امكانات ساخت فن آوري آن دارد. در گذشته منظور غايي از طرح مسئله مكانيزه نمودن عمليات جاري سازمان ها ، تسريع در انجام امور تكراري و افزايش دقت در انجام آنها بود ، به عبارت ديگر وجه "عملياتي" سيستم ها كاملا" بر وجه "اطلاعاتي" آنها غلبه داشت.
ديدگاه حاكم بر ايجاد سيستم هاي مكانيزه ، تحت تاثير شـــرايط وقت ، تبعيت از چهارچوب و روش هاي جاري را غايت كاركرد سيستم تلقي مي كرد. به همين دليل وظائف سيستم حسابداري مالي عمدتا" به انجام امور متعارف دفترداري و تهيه صورت هاي مالي ذيربط محدود مي گرديد.
درحاليكه نگرش وسيع تر به موضوع كه براساس محمل هاي مادي و فني روز امكان پذير و در عين حال ضروري است ايجاب مي نمايد كه هر سيستم مكانيزه علاوه بر بهبود بخشيدن به روش هاي انجام امور جاري ، امكان نظارت موثر بر روند عمليات و تامين نيازهاي اطلاعاتي مديريت را در اين راستا عهده دار باشد.
سيستم مكانيزه موجود با نگرش اخير و با فرض محوري بودن سيستم مالي در راستاي ايجاد يكپارچگي و تجمع در مجموعه عمليات يك سازمان تهيه و تدوين گرديده است و انتظار مي رود كه به عنوان هسته مركزي "سيستم هاي اطلاعاتي مديريت" (MIS) قادر به ايفاي نقش مناسب باشد.
خلاصه مشخصات سيستم حسابداري مالي و كنترل بودجه
امكان اجراي عمليات در اطلاعات مالي سالهاي فعال
امكان نگهداري اطلاعات مالي بصورت سنواتي و دستيابي به آنها در زمان هاي دلخواه
امكان ورود اطلاعات بودجه و مقايسه آن با عملكرد (اسناد مالي)
امكان ثبت اطلاعات در ريز ترين سطح (ضمائم) و كنترل آنها براساس قانونمندي تعريف شده براي حساب مربوطه
امكان ويرايش اطلاعات وارده بصورت Online و Batch
كنترل مراحل گردش اسناد جهت تائيد در سلسله مراتب سازماني
امكان شبيه سازي اسناد (تهيه اسناد جديد) از مجموعه اطلاعات اسناد سالهاي مختلف و اعمال تغييرات عمومي در آنها
ادغام اسناد و توليد سند واحد
مرتب سازي اسناد برحسب تاريخ و اختصاص شماره سند جديد
امكان تهيه گزارشات مالي از اطلاعات يك يا چند سال مالي بدون ضرورت ثبت دائم (بروزآوري) اسناد
امكان معرفي حسابها و مراكز با ساختار دلخواه (4 جدول متمايز مشتمل بر 27 رقم)
تعريف قانونمندي و صفات مترتب بر هر حساب در ثبت هاي مالي (مقدار ، شماره ، زمان ، …)
صدور اتوماتيك اسناد افتتاحيه در سطوح دلخواه و صفات مورد نظر
امكان تغيير نمايش و نحوه دريافت اطلاعات بصورت فارسي و لاتين
تعريف ارزهاي مختلف و دريافت نرخ روزانه ارزها
دريافت مقادير ارزي مختلف در خطوط مختلف سند مالي و تبديل آن به ارز رايج
تغيير مبالغ ارزي اسناد مالي به ارز دلخواه جهت انجام مقايسه و تصميم گيري در انجام عمليات مالي و تجاري
طبقه بندي اسناد در 100 سريال متفاوت (تخصصي كردن حوزه هاي عملياتي متفاوت درسازمان مالي)
تعريف اختيارات كاربران مختلف در ايجاد /اصلاح /حذف / رويت و تاييد اسناد در سريالهاي مختلف
تعريف اختيارات كاربران (در اجراي عمليات ) در پائين ترين سطوح اجرايي سيستم
نگهداري اطلاعات گردش اسناد در سلسله مراتب سازماني (تنظيم كننده/واردكننده/اصلاح كننده / رسيدگي كننده / تائيد كننده/ تصويب كننده) .
توليد گزارشات با هرنوع تركيب ، تلخيص و طبقه بندي بصورت تصويري ، چاپي و نموداري بدون نياز به برنامه نويسي .
تهيه انواع گزارشات متعارف واستانداردنظيرگزارشات دفاترقانوني و معين ، صورتهاي مالي ، نسبتهاي مالي ، يادداشتهاي همراه و …
ايجادرمز در بخش گزارشات(RPG) به منظورحفظ ساختمان گزارشات تعريف شده دريك سازمان (توسط مسئولين مالي) و سلب اختيار تغييردر ساختمان گزارش ازكاربران ديگر .
امكان دريافت و نمايش تاريخ به اشكال مختلف در اسناد مالي
ايجاد سيستم پايگاه مركزي جهت دريافت ، ذخيره و دستيابي به اسناد شركتهاي هم گروه و همچنين تهيه گزارشات تجميعي و مقايسه اي (حسابداري كارگاهي ، حسابداري شعب و … )
برقراري ارتباط اطلاعاتي با ساير سيستمهاي موجود مجموعة يكپارچة رايورز و تبادل اسناد مالي
امكان پاسخگويي به نيازهاي كنترل مالي از طريق ثبت و پردازش
- اطلاعات مراكز هزينه و مراكز توجه براي هر حساب
- زمانهاي سررسيد اسناد و حسابها
- شماره چك ، سفته ، اموال و نظائر آنها در خصوص حسابهاي شماره پذير
- ثبت اطلاعات كمي (مقداري / تعدادي) در رويدادهاي مالي
- ثبت شماره استنادي مربوط به مدارك و ضمائم اسناد مالي
سيستم گزارشدهي مديريت (M.R.S)
سيستم گزارش دهي مديريت بعنوان لايه نرم افزاري فوقاني سيستم هاي عملياتي رايورز موظف به بازيابي و تلفيق اطلاعات متنوع مربوط به حوزه هاي عملياتي مختلف از جمله حوزه مواد وتوليد ، مالي واداري ، ماشين آلات وتجهيزات و بازرگاني در يك سازمان واحد و زير مجموعه ها و شعب مربوطه ميباشد . هريك از سيستمهاي عملياتي و اطلاعاتي حوزه هاي فوق از طريق فايلها و جداول اصلي مربوطه، بهمراه برخي گزارشات كليدي كه بصورت فايلهاي اطلاعاتي به نوبه خود قابل استفاده ميباشند، ورودي لازم جهت سيستم گزارش دهي به مديريت را تهيه مي نمايند .
سيستم مذكور در يك محيط همگن با بازيابي كليه اطلاعات مورد نياز مديريت امكان اعمال مديريت بر مبناي اطلاعات را فراهم ميسازد. بدين معني كه علاوه بر فراهم كردن زمينه اعمال نظارت بر حوزه هاي مختلف از طريق كنترل اطلاعات عملياتي تامين شده توسط سيستم هاي هر حوزه و همچنين بازيابي اطلاعات ساده وتركيبي در ارتباط با نيازهاي پيش بيني نشده ، امكان تامين چك ليست گزارشات مديريت را در
دوره هاي زماني روزانه ، هفتگي ، ماهانه و سالانه فراهم ميسازد 0 در زير مشخصه هاي اصلي سيستم به اختصار اشاره شده است :
خلاصه مشخصات سيستم گزارشدهي مديريت (M.R.S)<O:P</O:P<O:P
مديريت اجرا ي كليه سيستم هاي تحت ويندوز شركت رايورز .
مديريت اجراي كليه سيستم هاي تحت Dos شركت رايورز .
اخذ كد كاربر و كليد رمز هنگام ورود به سيستم ( يك بار) و انتقال اين اطلاعات به ساير سيستمهاي رايورز ، به نحوي كه ورودبه هر سيستم نيازي به وارد كردن كد كاربر و كليد رمز مجدد نداشته باشد.
مديريت اجراي ساير سيستم ها ( غير سيستم هاي رايورز) به نحوي كــه در اجراي آنها مشكلي ايجاد نگردد( menu driven).
طراحي گزارشات ادغامي و تلخيصي ازاطلاعات تمامي سيستم هاي تحت ويندوز رايورز.
طراحي گزارشات ادغامي و تلخيصي از اطلاعات تمامي سيستم هاي تحت Dos رايورز .
امكان طراحي فرم چاپي گزارشات .
امكان تهيه نمودار از گزارشات طراحي شده .
امكان ارسال خروجي گزارشات به ساير سيستم ها و ابزارها مانند EXCEL , ACCESS و SQL .
تعيين محدوده عملكرد كاربران سيستم به نحوي كه كاربران ،مجاز به اجراي سيستم هاي خاص باشنـد ويا دربخش طراحي گزارشات فقط ازاطلاعات آن سيستم ها استفاده نمايند.
</O:P
خلاصه مشخصات سيستم حقوق و دستمزد
<O:P
<O:Pثبت اطلاعات مشخصات پرسنلي ، احكام ترميم حقوق و مزايا ، كاركرد ماهانه و روزانه ، اضافات و كسورات و امكان تعديل آنها .
</O:P<O:P انجام محاسبات مربوط به كليه پرداختها و كسورات و تهيه سند مكانيزه به تفكيك مراكز هزينه ، واحدها ، نوع شغل و ...... جهت تغذيه به سيستم حسابداري مالي .
</O:P<O:P معرفي انواع پرداختها و كسورات .
</O:P<O:P معرفي انواع كاركرد ها .
</O:P<O:P عمليات مربوط به وامهاي مختلف كاركنان .
</O:P<O:P پرداخت مساعده براساس ضوابط هر شركت .
</O:P<O:P پرداخت حقوق و مزايا به تفكيك محل كار ، واحد ها ، مراكز هزينه ، شهرهاي مختلف و ....
</O:P<O:P محاسبة عيدي و پاداش سالانه و امكان صدور سند ذخيره عيدي مكانيزه به سيستم مالي .
</O:P<O:P محاسبة ذخيره سنوات ( بازخريد كاركنان ) و امكان صدور سند مكانيزه به سيستم مالي .
</O:P<O:P محاسبه تعديلات معوق ( Back pay<O:P اعمال پرداختها و كسورات معوق در تاريخهاي تحقق يافته با درنظر گرفتن تاثيرات حاصله در سقف بيمه ، ماليات و ...... در ماه مربوطه .
</O:P<O:P اعمال كليه تغييرات ناشي از تغيير در قوانين و روشهاي حقوق و دستمزد ، بدون نياز به تغيير در برنامه ها.
</O:P<O:P توليد گزارشات استاندارد سيستم نظير گزارش بيمه ، ماليات و ...
</O:P<O:P ارائه اطلاعات عملياتي ، تاريخچه اي و مديريتي كاركنان از طريق امكان طراحي و توليد گزارشات پيش بيني نشده .
</O:P<O:P طراحي فرمهاي مورد نظر بطور دلخواه و چاپ آنها .
</O:P<O:P ثبت اطلاعات عمومي شركت براي جلوگيري از عمليات داده آمايي تكراري جهت كليه كاركنان .
</O:P<O:P داشتن پايگاه اطلاعاتي مشترك با سيستم پرسنلي جهت اعمال لحظه اي اسناد وارده در سيستم پرسنلي .
</O:P<O:P طراحي فرمهاي ورودي اسناد حقوق جهت انطباق سي ستم با فرمهاي جاري هر سازمان .
</O:P<O:P محاسبه ماليات به سه روش ماليات سالانه ، ماليات سال تا ماه و ماليات ماهانه .
</O:P<O:P محاسبه انواع بيمه هاي خدمات درماني ، تامين اجتماعي و بيمه هاي خصوصي .
</O:P<O:P صدور سند خودكار در بخش اسناد جاري و معوقه حقوق جهت تسهيل در امر داده آمايي اطلاعات .
</O:P<O:P تهيه گزارشات متنوع از ماههاي گذشته بصورت نامحدود بدون نياز به ذخيره سازي و بازيابي اطلاعات .
</O:P<O:P معرفي نحوه محاسبه اضافات و كسورات بصورت خاص جهت انطباق با رويه هاي جاري هر سازمان .
</O:P<O:P معرفي كاربران ، گروه كاربران و محدوده عملياتي آنها جهت تامين امنيت اطلاعات .
</O:P<O:P تعريف نحوه دسترسي و جستجوي فرد يا گروهي از افراد در تمامي بخش هاي اطلاعاتي سيستم مانند : </O:P <O:P
· معرفي مشخصات كاركنان
· اسناد جاري حقوق و دستمزد
· اسناد معوقه حقوق و دستمزد
· تعذيه كاركرد ) بصورت نامحدود .
</O:P
</O:P
خلاصه مشخصات سيستم برنامه ريزي و پيگيري مراحل خريد
<O:Pدريافت ، ثبت و اصلاح درخواستهاي خريد
</O:P
<O:P ذخيره سازي اطلاعات استعلام از فروشندگان
</O:P
<O:P تهيه صورت مقايسه بين استعلامهاي دريافتي (COMPARISON LIST
<O:P امكان تعيين مراحل مختلف به ازاي هر سفارش و اصلاح مراحل مربوطه
</O:P
<O:P ثبت مراحل پيگيري خريد و بروزآوري تاريخ عملكرد هر مرحله
</O:P
<O:P محاسبه "تاريخ تقريبي رسيد كالا" به ازاي هر ثبت و تغيير در مراحل خريد
</O:P
<O:P امكان پيگيري سفارشاتي كه گشايش و حمل آن به دفعات صورت مي گيرد
</O:P
<O:P ارائه آخرين وضعيت سفارش اقلام (موجودي در راه)
</O:P
<O:P تعيين مغايرتهاي اقلام سفارش شده و دريافت شده
</O:P
<O:P امكان ايجاد بانك اطلاعاتي از خريدهاي گذشته و ذخيره اطلاعات ضروري در مورد كالا ، منابع تامين، شركتهاي فروشنده و...
</O:P
<O:P توليد گزارشات مختلف از مراحل مختلف سفارش و بانك اطلاعاتي خريد
</O:P
<O:P ذخيره سازي اطلاعات فروشندگان و طبقه بندي آنها با تفكيك نوع كالاهاي قابل عرضه
</O:P
<O:P ذخيره سازي اطلاعات هزينه اي سفارشات
</O:P
<O:P صدور سند مكانيزه مالي به سيستم حسابداري
</O:P
<O:P دريافت اطلاعات درخواست هاي خريد از سيستم انبار
</O:P
<O:P ارسال اطلاعات رسيد كالا به سيستم انبار )
</O:P