کاربرد رايانه در حسابداري
مادر رايانه را ماشين حساب دانسته اند . درواقع رايانه را ميتوان ماشين حسابي بزرگ دانست که قادر به انجام کارهاي زيادي است . ماشين حساب يکي از مهمترين ابزارهاي يک حسابدار است و اين فرزند خلف ماشين حساب اين کار را بعد از او به نحو احسن بر عهده گرفته است و نه تنها براي انجام محسبات 4 عمل اصلي بلکه براي بسياري از کارهاي پيچيده حسابداري کارايي دارد .
امروزه اکثر ادارات دولتي و خصوصي براي کارهاي حسابداري خود از سيستم هاي رايانه ايي و نرم افزارهايي پيچيده و مخصوص به موسسه خود بهره مي گيرند . ميتوان به اين نکته اشاره کرد که سيستم هاي رايانه ي که به صورت عام در اختيار همه اعم از کاربران و علاقمند باشد کم است و از آن تعدادي همخ که تهيه شده به صورتي بسيار کلي طراحي گشته است .
دو دليل براي کمبود اين نرم افزارها ذکر مي کنم . اول اين که موسسات تجاري يا اينقدر کوچکند که نيازي به استفاده از رايانه در کارهاي خود نمي بينند و يا انقدر بزرگ و داراي حجم گردش ملي بسيار که دست به تهيه سيستم رايانه مخصوص به خود مي زنند . دومين دليل اين است که هنوز فرهنک ستفاده از رايانه وارد تجارت ايران نشده است .
درمورد طراحي نرم افزارهاي حسابداري حتي مي توان به موسسات خصوصي آموزش حسابداري مراجعه کرد که در امر آموزش از برنامه هاي رايانه ايي بهرمنند و سيستم مخصوص به خود را براي آموزش به هنر آموزان مشغول به تحصيل در آموزشگاه خويش دارند . با اين تفاسير پر واضح است که نرم افزارهاي حسابداري موسسات بزرگ تجاري اختصصاي بوده و دسترسي به آنها غير ممکن است .
اما مي توان تحليل و بررسي را برروي اين معدود نرم افزارهايي که وارد بازار شده اند ادامه داد . اين نرم افزارها را ميتوان نرم افزارهايحسابداري موسسات نيمه کوچک و يا کوچکي دانست که در آن ها فرهنک استفاده از رايانه وجود دارد و به کار تجاري علمي اهميت مي دهند و سعي مي کنند که در راه تجارت از جهان اقتصاد عقب نباشند .
از انواع اين نرم افزار ميتوان به نرم افزارهايي چون رافع 4 . رافع 5 . حسابرس. برليان .فارسيکام . حاسب ملي .نوين .حسابگر وغيره اشاره کرد در ابتداي اين مجمل به بررسي سيستم رايانه ايي يکي از موسسات آموزش حسابداري و يا به عبارت ديگر کلاس آموزش کاربرد رايانه در حسابداري مي پردازيم سپس به نگاهي متفاوت در مورد رافع 5 مي پردازيم .
به علت اين که اين موسسه يک واحد اقتصادي است و کار آن به طور آزاد عرضه نميگردد از ذکر نام نرم افزار و واحد تجاري چشم پوشي شده است .
براي کار با اين نرم افزار ابتدا بايد سيستم رايانه خود را تحت سيستم عاملDOS راه اندازي نمود سپس از سخت افزار D ( درايو D ) فايل حساب را باز کرد با دستور CD HESAB سپس از درون اين فايل بايد فايل حساب را اجرا کرد با دستور HESAB بلا فاصله پس از اجراي اين فايل صفحه آبي رنگ سيستم رايانه نمايشداده ميشود و از شما درخواست نام کاربر و رمز عبور ميکند به علت اين که اين نرم افزار تنها آموزش است و کاربرد ديگري نداردبه صورت پيش فرض کاربر و رمزي براي ان در نظر نگرفته شده است و با فشردن کليد (ESC ) صفحه اصلي کار با اين نرم افزار باز ميشود .
در قسمت بالاي اين صفحه نام موسسه شاهد درج شده است و در اين سيستم غير قابل تغيير است اين را مي توان يکي از معايب بزرگ اين سيستم بر شمرد در نوار منوي اين نرم افزار که در زير نام موسسه قرار دارد چندين سر فصل تعبيه شده است شامل حسابداري.چک و بانک. سفارشات .پشيتيباني.گزارشات و خروج .
در بخش حسابداري نگراش سند.ثبت سند .دفتر کل .دفتر معين .صورت حساب سود و زيان و صورت حساب تراز نامه مشاهده مي شود در منوي چک و بانک معرفي بانک.دريافت چک .صدور چک و چک هاي سررسيد شده وجود دارد.در قسمت سفارشات امکان تعريف کالا يا خدمات و دريافت سفارش و يا نگهداري آمار سفارش و تحويل کالا وجود دارد . در بخش پشتيباني تعريف حساب هاي دفتر کل .تعريف حساب هاي دفتر معين . بستن حساب هاي موقت .بستن حياب هاي دائم و کابران وجود دارد . در گزارشات مي توان اعمال انجام شده در سيستم توسط کاربران.گزارش چک .گزارشات دخل و خرج .گزارشات سفارش کالا و تحويل کالا و گردش مالي موسسه را مشاهده کرد. دکمه خروج هم کابر را از برنامه خارج خواهد کرد.
براي کار با اين سيستم ابتدا بايد حساب ها را در دفاتر کل و معين تعريف کرد.همان طور که گفته شد براي اين کار از منوي پشتيباني گزينه تعريف حساب هاي دفتر کل را انتخاب مي کنيم با انتخاب اين دکمه صفحه اي در پيش روي شما قرار خواهد گرفت که در آن شماره حساب.عنوان حساب.طرف حساب و دائم يا موقت بودن حساب از شما سوال مي شود.
در محل شماره حساب بطور اتوماتيک و پيش فرض شماره يک براي اولين حساب در نظر گرفته شده است و غير قابل تغيير است که البته شماره هاي حساب هاي بعدي دو .سه وغيره خواهد بود . در قسمت عنوان حساب بايد نام حساب از طريق صفحه کليد تايپ شود اما در بخش هاي طرف حساب و دائم و موقت بودن حساب کاراکتر هايي قرار گرفته که براي طرف حساب بدهکار و بستانکار است و براي دائم و موقت بودن حساب دائم و حساب موقت وجود دارد که با کليد SPASE BAR تغيير مي کند .
مشکل ديگري در همين جا به آن بر مي خوريم اين است که اين نرم افزار امکان ايجاد حسابي دو طرفه را به ما نمي دهد .برخي از حساب ها در حسابداري دوبل هم بدهکار هستند هم بستانکار.درواقع حسابي مثل خلاصه سود زيان پس از انجام محاسباتي که بعد از انجام رويداد هاي مالي در طي يک دوره مالي صورت گرفته ماهيت خويش را آشکار مي سازد و بطور قطعي نمي توان آن را ماهيتا بدهکار يا بستانکار ناميد.
پس از تعريف حساب هاي دفتر کل در صورت نياز مي توان برپايه حسابهاي دفتر کل حساب هاي معين تعريف کرد .در حال حاضر مي توان گفت برنامه براي کار آماده است . از بخش حسابداري زبانه نگارش سند را فعال مي کنيم صفحه اي باز خواهد شد که به ما امکان نگارش سند حسابداري را مي دهد .
در اين صفحه شماره سند .تاريخ سند .عنوان و مبلغ حساب هاي بدهکار و بستانکار مشاهده مي شود شماره سند مانند شماره حساب هاي دفتر کل اتوماتيک و به صورت پيش فرض يک است .تاريخ نيز به صورت اتو ماتيک از روي تاريخ سيستم نوشته مي شود ولي از داخل سند هم قابل تغيير است . در قسمت درج عنوان حياب امکان تايپ وجود ندارد بلکه با فشردن کليد ENTER صفحه ايي باز خواهد شد که ابتدا از شما بدهکار و بستانکار حساب و بعد از آن صفحه يي باز خواهد شد که امکان انتخاب حساب را به شما مي دهد در صورت تعريف حساب معين براي أن حساب صفحه ديگري باز خواهد شد که حساب معين را نيز از شما سوال ميکند. پس از انتخاب حساب در سطر بعد امکان شرح وجود دارد چه براي بدهکار و چه براي بستانکار بعد از اين کار شمابايد مبلغ مورد نظر را وارد کنيد .
از آنجا که اکثر حسابداران براي طرف حساب شرحي نمي نويسند و در واقع شرح نويسي مربوط به کل آرتيکل (ثبت ) است تعبيه شرح براي طرف بدهکار در اين برنامه يکي ديگر از معايب آن است .در نوشتن ارقام نيز بايد دقت کافي و حتي بيشتر مبذول شود چون رقم جدا کننده که معمولا همه از آن استفاده مي کنند تنها پس از نوشتن عدد بين ارقام ظاهر ميشود و به همين علت معمولا در تايپ عدد صفر به تعداد زياد اشتباه زياد است و اين از معايب ديگر اين برنامه است .
کليد F2 در اينجا براي نگهداري موقت اسناد است . بدين معني که ابتدا اسناد به طور موقت ذخيره شده ولي در دفاتر چيزي مشاهده نمي شود و بعد اتمام اسناد روز با انتخاب گزينه ثبت اسناد از منوي حسابداري اسناد وارد دفاتر ميشود در اين هنگام يعني بعد سبت اسناد ميتوان حساب هاي دفاتر کل و معين همراه با مانده هاي آنها را مي توان ديد .
در هنگام ثبت اسناد علاوه بر کليد F2 که ذکر شد کليد هاي ديگري مورد استفاده قرار ميگيرد نظير کليد F4 که براي اصلاح اسناد البته قبل از ورود به دفاتر مورد استفاد قرار ميگيرد . در واقع با فشرد کليد F4 کادر ي باز خواهد شد که در آن شماره سندي که مي خواهيد اصلاح شود پرسيده مي شود با نوشتن شماره سند مورد نظر آن سند باز مي شود و شماره ميتواند در آن تغيير ايجاد کنيد و دوباره بايد کليد F2 را بزنيد .
عيب ديگر اين سيستم آن است که فرمان بعدي يا پيشين موبوط به اسناد وجود ندارد . درواقع براي بررسي تمامي اسناد بايد از همان کليد F4 و تايپ شماره سند استفاده کرد و بدين ترتيب چک کردن اسناد کاري دشوار است و با اشتباهات متعددي که ممکن است مخصوصا در ثبت و نوشتن اعداد رخ دهد کارايي سيستم را پايين مي آورد.
نکته ي که از جمله اخطارهايي است که در اين برنامه وجود دارد اين است که در صورت وجود اختلاف در ارقام آرتيکل به کاربر اخطار داده شده و از ثبت آن جلو گيري ميشود. براي بستن حساب ها در پايان دوره مالي در قسمت پشتيباني محلي براي اين امر در نظر گرفته شده است .
با يک ديد کلي مي توان متوجه شده بهره نبردن از دفتر روزنامه يکي ديگر از معايب آن است . البته بايد توجه داشت مشاهده صورتحسابهاي سود و زيان و ترازنامه فقط منوط به ثبت اسناد است و نيازي به بستن حسابهاي موقت براي ديدن اين صورتحساب ها نيست با علم به اين که تهيه تراز نامه به روش دستي فقط پس از بستن حساب هاي موقت دردفتر کل قابل دسترسي است .
در بخش سفارشات با باز شدن اين منو امکان اعلام خريد کالا مقدار موجود کالا در انبار سفارشات کالا براي خريدارن تعيين زمان تحويل کالا و تحويل کالا وجود دارد که البته علاوه بر تعريف کالا مي توان خدمات را نيزتعريف کرد .
در قسمت چک و بانک با تعريف بانک ها و حساب هاي بانکي موسسه در آنها امکان صدور و دريافت چک وجود دارد همينطور ميتوان از اين قسمت سررسد چک هاي دريافتني و چک هاي پرداختني را مشاهد کرد براي اين کار از دو راه مي توان وارد شده يکي از محل گزارشات و ديگري از همين محل که از کاربر سوال مي شود و محدوده زماني براي جستجو تعيين ميگردد که با اين کار چک هاي مورد نظر با نام و مبلغ و سررسيد و بانک مورد به نمايش در مي آيد . در ضمن براي مشاهده تمامي چک ها کافي است که محدوده زماني مورد نظر را بي نهايت قرار دهيد .
رافع پنج
برنامه نرم افزاري رافع پنج محصول شرکت کيهان رايانه يک نرم افزار پيچيده و تمام اتوماتيک حسابداري است .اين شرکت رايانه به توليد نرم افزارهاي اتوماسيون اداري و مالي و نرم افزارهاي آموزشي مالتي مديا مبادرت مي ورزد . در اينجا درمورد رلفع پنج صحبت مي کنيم .
در سيستم رافع 5 شش بلخش اصلي وجود دارند که عبارتند از حسابداري . چک و بانک .کنترل توليد .جقوق و دستمزد .فروش و انبار و دخل و خرج
بخش حسابداري
در اين نرم افزارامکان تعريف و کنترل هزار دفتر مالي و هزار سال مالي وجود دارد. بخش حسابداري شامل اسناد موقت . اسناد دائم.سند ساده .سندافتتاحيه وسنداختتاميه است .در اسناد موقت صدور سند به صورت مرکب بوده اما در سند ساده تنها يک آرتيکل بدهکار و بستانکارقرار مي گيرند . سند افتتاحيه به صورت اتوماتيک ايجاد شده و قابليت اصلاح و ايجاد را تا هزار و پانصد آرتيکل را دارد. سند اختتاميه نيز از روي اسناد دائم در پايان دوره مالي به صورت اتوماتيک ايجاد مي گردد.
در اسناد موقت امکانات صدور .اصلاح.بازبيني.انتقال به دفاتر .حذف .جستجوي اسنادو چاپ را داراست . درصدور يک سند شرح سند .سر فصل حساب کل و معين که هر يک با 4 رقم کد ميباشد و حساب تفصيلي که شامل 5 رقم کد ميباشد به همراه مبلغ بدهکار يا بستانکاري در هر يک از آرتيکل هاقرار مي گيرند و در نهايت سند ثبت شده و در ليست اسناد قرار مي گيرد.
از امکانات ويژه اين نرم افزار صدور سند به صورت اتوماتيک مي باشد که بر طبق انجام عمليات در ساير قسمت سند مربوطه به صورت اتوماتيک ايجاد مي گردد.دفاتر حسابداري بر حسب اسناد صادرشده و با تعيين محدوده مورد نظر از اسناد موقت يا دائم قابل روئيت مي باشد . گزارشات متعدد حسابداري نيز بر حسب تعيين محدوده مورد نظر زماني قابل گزارش گيري هستند .
بخش چک و بانک
در بخش چک و بانک امکانات معرفي چک هاي صادره .وارده.حواله هاي بانکي و واريزي هاي نقدي همچنين معرفي چک هاي دريافتي يا پرداختي اول دوره فراهم است.در هر بخش عمليات مربوط به چک مانند اعلام وصول .برگشت .خرج يک چک و غيره فراهم است . هر دسته از چک ها به وسيله کليد هايي از پيش طراحي شده از هم تفکيک شده و قابل روئيت است . گزارشات مختلف چک و بانک نيز با تعيين محدوده گزارش گيري قابل نمايش و چاپ هستند .
بخش کنترل توليد
در اين نرم افزار امکان معرفي خط توليد شرکت به صورت تک فرآيند براي کاربر فراهم مي باشد و اين کار تنها براي يک بار صورت مي گيرد. در مرحله تعداد کالاي ساخته شده مشخص مي شود و در مرحله پايانيتوليد فرم نهايي صادر شده و هزينه مربوط به توليد پرداخت کشته و قيمت تمام شده محاسبه مي شود و در نهايت کالاي ساخته شد ه در انبا ر قرار مي گيرد.
بخش حقوق و دستمزد
در بخش حقوق و دستمزد اطلاعات پايهشامل اطلاعات پرسنلي .تنظيم تقويم شرکت .تنظيم اطلاعات مديريتي و همچنين تنظيم جدول مالياتي ممکن مي باشد. که جدول مالياتي مطابق با آيين نامه هاي و ظوابط معرفي گشته است . در اين سيستم کنترل ميزان کارکرد و محاسبه فيش حقوقي به 5 روش اعمال مي شود که 3 روش آن ساعتي روزانه .ساعتي ماهانهو روز مزدي به صورت اتوماتيک و 2 روش ساعتي و روزانه به صورت دستي است .
هچنين امکان معرفي ساعات شروع به کار وپايانکار و همچنين معرفي درصد تعلق حق بيمه براي پرسنل و کارفرما ممکن مي باشد در مورد ثبت ساعات ورود و خروج به صورت اتوماتيک يا غير اتوماتيک فراهم است در حالت دستي ميزان ساعات يا روزهاي کارکرد و ميزان اضافه کاري و ساير موارد تعريف و بر همان حسب فيش حقوقي جهت صدورآماده مي شود .
هر گونه پرداخت ديگري از قبيل وام . مساعد .پاداش و عيدي در اين سيستم قابل تعريف بوده و روي فيش حقوقي نيز تاثيرگزار خواهد بود .فيش حقوقي هر ماه پس از محاسبه قابل پرينت بوده و سندحسابداري نيز به صورت اتوماتيک صادر مي شود و گزارشات متفاوت حقوق و دستمزد منجمله فرم بيمه که مطابق فرم بيمه سازمان تامين اجتماعي با تعيين محدوده زماني مورد نظر قابل نمايش و پرينت است .
بخش فروش و انبار
اين نرم افزار قابليت کنترل هزار انبار را دارد .فاکتورهاي متفاوت مانند فاکتور خريد . فروش . برگشت از آنها . پيش فاکتور و فاکتور بازارياب قابل معرفي است در فاکتور بازارياب ميزان سهم بازار ياب که مي توان در سود و يا در کل فروش درصدي را سهيم شود محاسبه ميگردد و در حساب شخص قرار مي گيرد .
هر فاکتور که صادر مي گردد امکان اصلاح .بازبيني .حذف .چاپ رسمي و چاپ معمولي را داراست . بعد از صدور فاکتور امکان ثبت و ايجاد سند حسابداري به صورت اتوماتيک وجود دارد . در صدور يک فاکتور اطلاعاتي نظير نام خريدار يا فروشنده .کالا يا خدمات مورد نظر . شرح فاکتور. تخفيفات اعمال شده بر روي فاکتور. شماره و تاريخ فاکتور و در نهايت نحوه تسويه حساب شخص را ميتوانيد درج و مشخص نماييد و سرانجام اطلاعات مورد نظر ثبت شده و فاکتور در ليست فاکتور ها قرار مي گيرد.
گزارشات متفاوت فروش و انبار از جمله صورت کليه از جمله صورت کليه فاکتور هاي صادر شده گزارش کار تکس کالا . آمار گردش کالا . عملکرد اشخاص با کالا ها و يا بلعکس و در نهايت گزارش انبار کرداني از انبار هاي فعال يا از کليه انبار ها با تعيين محدوده زماني دلخواه و مورد نظر قابل روئيت و چاپ مي باشد .
بخش دخل و خرج
اين نرم افزار براي کساني که اطلاعات حسابداري هم ندارند مفيد واقع مي شود صدور هر سند حسابداري بر حسب پرداخت ها يا دريافت ها متفاوت انجام صورت مي گيرد که اين پرداخت ها اگر به صورت نقدي يا چک باشد از جانب دخل و خرج قابل معرفي و کنترل هستند . جهت هر گونه پرداخت يا دريافتي منوي مربوط انتخاب مي شود مشخصات و مبلغ دريافتي يا پرداختي مشخص و در برگه ثبت مي گردد و سند حسابداري به صورت اتوماتيک صادر مي شود . گزارشات پرداخت ها و يا دريافت ها نيز به صورت هاي متفاوت قابل روئيت مي باشد .
حاسب ملي
چند کاربره تحت شبکه کزارشات حرفه اي و شخصي ايجاد دفاتر کل و معين انجام عمليات مربوط به مشتريان کالاها حسابهاي بانکي ثبت و صدور انواع اسناد ساده و مرکب انجام انواع قسط بندي امکان ثبت چکهاي دريافتي و پرداختي و عمليات مربوط به آنها فاکتور تبديل با روش ساده و کار آمد انجام انواع معاملات ترازنامه ثبت و صدور اسناد مربوط به خريد فروش و چکها بصورت خودکار سيستم انبارداري و به روز کردن انبار بصورت خودکار دريافت و چاپ گزارشات و اطلاعات چاپ بر روي برگ چک همراه با ثبت چک سود فاکتور سال مالي قابليت چاپ با همه چاپکرها همراه با سي دي آموزشي قابل نصب بر روي تمامي ويندوزها
ايجاد دفاتر کل و معين ثبت و چاپ اسناد ساده و مرکب ثبت عمليات بانکي بصورت خودکار امکان ثبت چکهاي دريافتي و پرداختي چاپ بر روي برگ چک همراه با ثبت چک چاپ و نمايش تراز آزمايش و تراز کل ذخيره سازي خودکار در هنگام قطع برق قابليت چاپ با همه چاپگرها همراه با سي دي آموزشي همراه با برنامه جانبي امين اموال قابل نصب بر روي تمامي ويندوزها ايجاد دفاتر کل و معين ثبت و چاپ اسناد ساده و مرکب ثبت عمليات برنامه هفتگي براي کليه روزهاي هفته با توجه به ساعات دبيران ارائه دروس تک زنگي و زنگ کامل امکانات ويژه جهت تايپ نامه هاي آرم دار و سئوالات امتحاني امکانات ويژه جهت ثبت و نکهداري اطلاعات محرمانه مربوط به مدارس امکانات ويژه جهت رسم نمودار امکانات ويژه جهت طرح سئوالات امتحاني قابليت چاپ با همه چاپکرها همراه با سي دي آموزشي قابل نصب بر روي تمامي ويندوزهاي 95 به بالا ثبت مشخصات مسافران ارسال خودکار مشخصات به اداره اماکن ثبت مشخصات اتاقها و وضعيت مسافران ثبت کليه اسناد مربوط مسافران و هزينه ها امکان گزارش گيري از کليه اطلاعات امکان جستجو در تمامي گزينه ها و اطلاعات امکان چاپ کليه کزارشات امکان چاپ صورتحساب مسافران داراي سي دي آموزشي بصورت مالتي مديايي تاييد شده توسط اداره اماکن قابليت حسابداري و ثبت و صدور سند امکان عمليات حسابهاي بانکي و چکهاي پرداختي و دريافتي قابليت چاپ بر روي چک قابليت چاپ با همه چاپگرها همراه با سي دي آموزشي قابليت نصب بر روي تمامي ويندوزها