به نام خدا
موضوع تحقيق: نحوه نگرش مديران به حسابداران و سيستم هاي حسابداري
مقدمه: در هر جامعه اي، مديريت نقش اساسي را براي طرح، برنامه ريزي و پيشبرد فعاليت ها جهت دستيابي به هدف ها، دارا مي باشد، خصوصاً مديريت در آموزش و پرورش كه داراي هدف هاي معنوي (انسان سازي) و اقتصادي بوده و زيربناي تشخيص و تعيين ديگر هدف هاي جامعه است. در اهميت مديريت همان بس كه بگوييم قسمتي از زندگي است و انسان تحت هر شرايطي به منظور دست يافتن و متحقق ساختن اهداف خويش ناگزير است كه اصول مديريت را چه در خانه و چه در محيط كار حاكميت بخشيده و آن را نهادينه كند.
تعريف مديريت
كار كردن با منابع انساني و منابع مالي و منافع فيزيكي جهت دستيابي به اهداف سازمان توسط برنامه ريزي و سازماندهي و رهبري و كنترل عمليات مي باشد.
مهارت هاي مديريت
مهارت يك فن است و داشتن توانايي انتقال علم به عمل (از قوه به فعل درآوردن) است. تمام مديران نيازمند داشتن تكنيك (فن) برقراري روابط انساني، ادراك، تشخيص لغزش ها، ارتباطات و مهارتهاي سياسي مي باشند. مهارتهاي انساني مهمترين دارايي يك مدير موفق است.
نگرش سيستمي
در تعريف بسيار ساده اي كه مي توان از سيستم ارائه داد مبني بر اين كه سيستم مجموعه اياز اجزاي به هم پيوسته و در تعامل با يكديگر اهداف خاصي را دنبال مي كنند. سيستم ها داراي انواع مختلفي مي باشند: 1- سيستم باز 2- سيستم بسته.
سيستم باز
سيستمي است كه با محيط پيرامون خود در ارتباط مستقيم است.
سيستم بسته
سيستمي است كه با محيط پيرامون خود در ارتباط نباشد.
سيستم ها داراي اهداف خاصي مي باشند (هدفمند هستند). سيستمها همديگر را تغذيه مي كنند. سيستم ها داراي اجزايي مي باشند كه هركدام از آنها به عنوان يك سيستم فرعي به شمار مي روند. اگر يكي از اجزاء دچار اختلال گردد مي تواند روند عملياتي نظام يا سيستم را دچار وقفه نمايد.
(چه عضوي به درد آورد روزگار دگر عضوها را نماند قرار)
سيستم هاي بسته داراي آنتوروپي (بي نظمي) زيادي مي باشند.
هدف از نگرش سيستمي اين است كه هزينه را به حداقل و سود را به حداكثر برسانيم.
بهره وري = اثربخشي + كارايي
ابعاد ساختاري و محتوايي سازمان ها
ابعاد ساختاري بيانگر ويژگي هاي دروني يك سازمان هستند و مبنايي را بدست
مي دهند كه مي توان به وسيله آنها سازمان ها را اندازه گيري و با هم مقايسه نمود.
اجزاي ابعاد ساختاري عبارتند از:
1- نگرش رسمي گرايي
اسناد و مداركي كه به صورت روشها، شرح وظايف، مقررات و سياست هاي مكتوب كه جهت اجراي برنامه ها در سازمان موجود است. اين اسناد نشان دهنده نوع رفتار و فعاليت هاست.
2- نگرش تخصص گرايي
يعني يك سازمان تا چه حد كارها و فعاليت هاي خود را به وظايف جداگانه و تخصصي تقسيم كرده باشد. اگر سازمان در حد بسيار بالايي تخصصي باشد تنها دامنه محدودي از كارها را انجام مي دهد ولي اگر سازمان در حد پايين تخصصي شده باشد كاركنان كارهاي متعددي را انجام مي دهند و هريك چندين وظيفه را عهده دار هستند.
برخي تقسيم كار را مترادف با تخصصي بودن مي دانند.
3- داشتن استاندارد (استانداردگرايي)
يعني آنكه بسياري از كارها مشابه به روش يكسان و همانند انجام شوند در واقع براساس معيار مشخص مي توان عملكردها را شناسايي نمود يا تجويز به عملكرد براساس آن نمود.
4- سلسله مراتب اختيار
براساس سلسله مراتب اختيارات مشخص مي گردد كه هريك از افراد گزارش كار خود را به چه كسي بايد بدهند و نيز حيطه كنترل و نظارت مديران مشخص مي گردد يعني اينكه چند نفر يا چه تعداد از افراد گزارش كار خود را به يك سرپرست يا مدير
مي دهند.
5- نگرش پيچيدگي
مقصود از پيچيدگي تعداد كارها يا نظام هاي فردي كه در درون يك سازمان صورت مي گيرد يا وجود دارد مي باشد.
6- نگرش تمركزگرايي
در سلسله مراتب اختيارات متمركز بودن به آن سطح از اختيارات گفته مي شود كه قدرت تصميم گيري دارد. هنگامي تصميم در سطح بالاي سازمان گرفته مي شود آن را سازمان متمركز مي نامند و هنگامي كه تصميم گيري به سطوح پايين تر سازمان تخصيص مي گردد مي گويند سازمان غيرمتمركز است.
اعمال اختيار سازمان در يك چهارچوب به صورت يكي از صورت هاي زير است:
حق اجراء
حق تصميم گيري اختيار قدرت تنبيه است
حق صدور فرمان
قدرت تشويق
7- نگرش حرفه گرايي
حرفه اي بودن به سطح تحصيلات رسمي و آموزشي كاركنان گفته مي شود. در يك سازمان كاركنان براي گرفتن ش غلي بايد دوره هاي آ«وزشي بلندمدت را طي نمايند. گفته مي شود كه سازماني بسيار حرفه اي است كه براي تعيين ميزان حرفه اي بودن آن ميانگين سال هاي آموزشي و تحصيلات كاركنان را تعيين نمايند.
8- نگرش نسبت كاركنان
اين نسبت بيانگر بكارگيري افرادي است كه براي انجام وظايف مختلف در دو دايره گوناگون سازمان به استخدام سازمان درمي آيند.
برخي از اين نسبت ها عبارتند از: نسبت كاركنان به مديران و نسبت مديريت و نسبت كاركنان اداري كه به طور معمول از تقسيم تعداد مديران به كاركنان محاسبه مي شوند.
اجزاي ابعاد محتوايي
1- اندازه
عبارتند از بزرگي يا كوچكي سازمان كه به صورت تعداد افراد يا كاركنان واحدها يا بخش ها، دواير سازماني يا كل سازمان مشخص مي شود.
2- فن آوري سازمان
عبارتند از: ماهيت نظام فردي توليد و آن شامل عمليات و روشها فرآيند توليد در تبديل داده ها محصول مي باشد.
3- محيط
شامل عواملي مي شود كه خارج از مرز سازمان وجود دارند كه عبارتند از: دولت، مشتريان، عرضه كنندگان كالا، مؤسسات مالي، رقُوا و ... مي باشند.
4- راهبردها و هدف هاي سازمان
منظور مقاصد و فنون رقابتي است كه يك سازمان را از ديگر سازمان ها مشخص
مي نمايد. اهداف غالباً به صورت مكتوب هستند كه بيانگر مقصود نهايي سازمان مي باشند درحاليكه راهبردها يك برنامه عملي است كه به موجب آن شيوه تخصيص منابع و فعاليت هاي شركت در رابطه با محيط و در راه ميل به هدف هايش تعيين مي گردد. هدفها و راهبردهاي سازمان مشخص كننده دامنه فعاليت ها و رابطه اي است كه سازمان با كاركنان، مشتريان و رقواي خود دارد.
5- فرهنگ سازمان
فرهنگ سازمان نشان دهنده مجموعه اي از ارزش ها و باورها و هنجارها و ادراكاتي است كه كاركنان در آن سهيم مي باشند.
انواع حسابرسي
1- حسابرسي صورت هاي مالي
معمولاً ترازنامه، صورت سود و زيان، صورت سود و زيان انباشته و صورت گردش وجوه نقد را شامل مي شود. و هدف تعيين مطابقت نحوه تهيه صورت هاي مالي با اصول پذيرفته شده حسابداري است و استفاده كنندگان از آن معمولاً: مديران،
سرمايه گذاران، بانك ها، اعتباردهندگان مي باشند.
2- حسابرسي رعايت
اجراي اين نوع حسابرسي به وجود اطلاعات قابل اثبات و يا استانداردشده اي بستگي دارد كه توسط مقامات مجاز مقرر شده باشد. مانند: رسيدگي اظهارنامه هاي مالياتي توسط مميزان اداره دارايي به منظور تعيين مطابقت داشتن يا نداشتن اظهارنامه هاي مالياتي با قوانين و مقررات مالياتي و اداره دارايي.
3- حسابرسي عملياتي
عبارت است از بررسي قسمت هاي خاصي از سازمان به منظور سنجش نحوه عمل آنها. چون معيار مؤثر بودن و كارايي به روشني اصول پذيرفته شده حسابداري نيست اين نوع حسابرسي در مقايسه با حسابرسي صورت هاي مالي و حسابرسي رعايت مستلزم كاربرد قضاوت بيشتري، و محصول نهايي در حسابداري عملياتي معمولاً گزارش به مديريت است كه شامل پيشنهادهايي براي بهبود عمليات نيز مي باشد.
استانداردهاي پذيرفته شده حسابرسي
انجمن حسابداران رسمي آمريكا چهارچوب اوليه زير را براي استانداردهاي پذيرفته شده حسابرسي تعيين كرده است:
1- استانداردهاي عمومي
1- رسيدگي بايد توسط فرد يا افرادي اجراء شود كه داراي صلاحيت و آموزش فني كافي به عنوان حسابرسي باشد.
2- حسابرس و يا حسابرسان بايد استقلال رأي خود را در تمام مراحل حسابرسي حفظ كنند.
3- بر اجراي رسيدگي و تهيه گزارش بايد مراقبت هاي حرفه اي لازم به عمل آيد.
2- استانداردهاي اجراي عمليات: شامل موارد زير مي باشد:
1- عمليات بايد به ميزان كافي برنامه ريزي شود و درصورت وجود كاركنان به نحوه كار آنها به طور مناسب نظارت شود.
2- براي برنامه ريزي حسابرس و تعيين نوع، زمان بندي و ميزان آزمون هايي كه بايد اجراء شود شناخت كافي از ساختار كنترل داخلي كسب شود.
3- شواهد كافي و قابل اطميناني بايد از راه بازرسي، مشاهده و پرس و جو و تأييده كسب شود با مبناي معقولي براي اظهارنظر نسبت به صورت هاي مالي مورد رسيدگي به دست آيد.
3- استانداردهاي گزارشگري
1- گزارش بايد تصحيح كند كه صورت هاي مالي طبق اصول پذيرفته شده حسابداري تهيه شده اند.
2- گزارش بايد شرايطي را مشخص كند كه در آن چنين اصولي در دوره جاري نسبت به دوره قبلي به طور يكنواخت رعايت نشده باشد.
3- اطلاعات افشا شده در صورتهاي مالي كافي تلقي شود. مگر آن كه خلاف آن در گزارش بيان شود.
4- گزارش بايد حاوي يك اظهارنظر درباره صورت هاي مالي به طوركلي اظهار شود.
مسئوليت مديران
در مؤسسات حسابرسي بزرگ بيشتر وظايفي را كه شركا و مؤسسات حسابرسي كوچك انجام مي دهند به عهده مديران و يا سرپرستان است. يك مدير مسئول نظارت بر دو يا چند كار حسابرسي و همچنين بررسي كاربرگها و تبادل نظر اعضاء تيم رسيدگي و صاحب كار درباره مسائل حسابداري و مسئوليت تعيين روشهاي رسيدگي براي هر حسابرسي و اعمال استانداردهاي اجراي عمليات و گردآوري اطلاعات لازم براي ارسال صورت حساب به صاحبكاران و وصول آن به عهده مديران مي باشد.
كسب شناخت از سيستم داخلي صاحبكار
پيش از اين كه حسابرسي سيستم داخلي صاحبكار را ارزيابي كند بايد بداند كه چگونه اين سيستم كار مي كند. يعني چه كنترل هايي وجود دارد و معاملات چگونه پردازش و ثبت مي شود.
ارزيابي سيستم كنترل داخلي صاحبكار اولين گام هر كار حسابرسي است.
اين منابع اطلاعات درباره سيستم كنترل داخلي صاحب كار از طريق پرس و جو از كاركنان صاحبكار، بررسي كاربرگهاي حسابرسي سال هاي گذشته، بازديد از كارخانه و بررسي دستوالعمل هاي اجرايي صاحبكار مي باشد.
نامه مديريتي
زماني كه ضعف هاي عمده اي در سيستم كنترل داخلي كشف شود حسابرس بايد آن ضعف و جزئيات آن را به صاحبكار اطلاع دهند. اين ضعف هاي عمده بايد به مديريت ارشد و كميته حسابرسي و هيئت مديره به صورت كتبي اطلاع داده مي شود. در اين نامه حسابرسان ضعف هاي سيستم كنترلي را تشريح مي كنند و پيشنهادهايي قابل اجراء براي بهبود سيستم به مديريت ارائه مي شود.
كنترل داخلي
يعني سياست ها و روش هايي كه براي تأمين اطمينان نسبي از دستيابي به هدفهاي سازماني به وجود مي آيد.
موارد كاربرد كنترل هاي داخلي
1- حفاظت دارايي در برابر تقلب، ضايع شدن و استفاده نادرست.
2- افزايش دقت و قابليت اتكاء مدارك حسابداري.
3- تشويق كاركنان به رعايت رويه هاي حسابداري.
4- ارزيابي كارايي (درست انجام دادن كارها).
محيط كنترلي
مجموعه عواملي است كه براي دستيابي به سياست ها و اجراي روش هاي شركت طراحي مي شود. مانند: طرز تفكر مديران، طرح سازمان، روش هاي مؤثر مديريت، منابع انساني، سيستم هاي پيش بيني مالي و بودجه واحد حسابرسي داخلي و كميته حسابرسي كه از عوامل يك محيط كنترلي محسوب مي شود.
طرز تفكر مديران
مديران از لحاظ تفكري در ارتباط با گزارشگري مالي و ريسك پذيري با يكديگر تفاوت دارند. بعضي از مديران حاضرند براي كسب سود بيشتر مخاطرات بيشتري را بپردازند ولي بعضي ديگر بسيار محافظه كارند و اين خطرات را نمي پردازند.
نحوه عمل مديران از سازماني به سازمان ديگر
به طور مثال: شركت ها از لحاظ تمركز و يا عدم تمركز مديران با همديگر متفاوتند و زماني كه تصميماتي به طور متمركز توسط مديران اتخاذ مي شود، ويژگي اخلاق مديران براي حسابرسان بسيار بااهميت مي باشد.
انگيزش (Motivation)
موضوع انگيزش يكي از مهمترين عنوان ها در رشته مديريت و رفتار سازماني است. يكي از جملاتي كه مكرراً در بين مديران استفاده مي شود، انگيزش است. واژه انگيزي در لغت به معناي تحريك و ترغيب و در مبحث مديريت به معناي به تحرك درآوردن رفتار فعال است. مردم داراي شخصيت هاي متفاوت هستند، نه تنها در توانايي چگونگي انجام كار بلكه در تمايل به انجام دادن كار هم متفاوت هستند. با شناخت توانايي افراد و انگيزه هايشان، يك مدير مي تواند سطح عملكردش را
پيش بيني كند. بنابراين:
انگيزه × توانايي = عملكرد
بدين معني است كه هرگاه توانايي و انگيزه معادل صفر باشد، بنابراين نتيجه عملكرد نيز صفر خواهد بود. همچنين افراد با توانايي كم و ميل زياد ممكن است قادر باشند نسبت به افرادي با توانايي بالا و تمايل ضعيف بهتر كار را صورت دهند، چراكه افراد با انگيزه قوي مي آموزند كه توانا شوند درحالي كه توانايي قوي ممكن است انگيزه را ترغيب نكند.
انگيزش منشاء: آفرينش، پويش و كوشش است.
نكته: مديراني را استخدام كنيد كه از تغييرات حمايت كنند. مديران را بايد انتخاب و برگزيد كه در پست مورد تصدي خود نوآوري را ترغيب نموده و وضعيت موجود را تغيير مي دهند.
تحريك و ترغيب رقابت
رقابت اگر به درستي صورت گيرد، مي تواند تعارض را افزايش دهد كه به نفع سازمان است. اين گونه رقابت ها با شناسايي استعدادها، دادن پاداش براي كار بهتر به وجود مي آيد. اينگونه رقابت و تعارض منتج به نظريه هاي جديد براي بهبود وضعيت سازمان خواهد شد. رقابت هاي سازنده سبب انگيزش و خلاقيت مي شوند.
نكته: بعضي اوقات دادن مسئوليت به افراد رده پايين و ناديده گرفتن افراد و گروههاي بالا خود باعث تعارض مي شود كه نتيجه اش كار و تلاش بيشتر افراد رده بالا است جهت اثبات اينكه آنها بهتر از زيردستان هستند.