دفاتر دادگاهها
در هر حوزه قضايي به تعداد لازم دفتر دادگاه وجود دارد. درصورتيكه حوزه قضايي داراي شعب متعدد باشد يك دفتر كل نيز وجود دارد. هر شعبه داراي يك دفتر است. هرچند كه كارمندان دفتر كار قضايي انجام نمي دهند اما بدون آنها قضات نمي توانند كار قضايي را به اتمام برسانند.
وظايف دفتر دادگاهها در امور مدني
وظايف دفتر در امور مدني عبارتند از: دريافت دادخواست و لوايح از اصحاب دعوا و ثبت آن و رفع نواقص دادخواست و تنظيم جلسات دادرسي، تعيين وقت و دعوت
اصحاب دعوي و مرتب كردن پرونده ها و اداره كردن امور بايگاني و پاسخگويي به
ارباب رجوع ها.
وظايف دفاتر دادگاهها در امور جزايي
عبارتند از دريافت پرونده ها از دادسرا كه كيفرخواست براي آن صادر شده است و پرونده هاي واصله از پاسگاه در امور جزايي خاص كه رسيدگي آنها در صلاحيت دادسرا نيست مثلاً پرونده هاي مربوط به زنا و اطفال (در گذشته پرونده هاي واصله از پاسگاه) ثبت آنها و تفكيك نامه هاي وارد شده و صادر شده و طبقه بندي نامه هاي وارده، احضار اصحاب دعوا، مرتب كردن پرونده ها و تعيين وقت و نگهداري و حفظ آلات و ادوات جرم و اسنادي كه به نسبت آنها ادعاي جعل شده است و امور راجع به بايگاني و پاسخگويي به مراجعان.
كارمندان دفتري
كارمندان دفتر كه تحت نظارت اداري رئيس شعبه مشغول انجام وظيفه و خدمات عمومي هستند عبارتند از:
1- رئيس دفتر 2- بايگان 3- ثبات
مدير دفتر
در هر دادگاه مدير مسئول اداره دفتر است و زير نظر مستقيم رئيس دادگاه انجام وظيفه مي نمايد، درصورتيكه محكمه داراي چند شعبه باشد ممكن است هر شعبه مدير جداگانه اي داشته باشد، مدير هر شعبه تحت نظر رياست همان شعبه است. هر دفتر دادگاه به تعداد كافي كارمند به عنوان تقريرنويس، ثبات و بايگان خواهد داشت كه تحت رياست مدير دفتر انجام وظيفه مي نمايد.
وظايف دفاتر دادگاهها
1- دريافت دادخواست ها و رفع نقص از آنها و تسليم آن به دادگاه و تعيين وقت دادرسي.
2- فرستادن اوراق قضايي به دايره ابلاغ براي ابلاغ.
3- دعوت اصحاب دعوي و ارسال نسخه دوم دادخواست و پيوستهاي آن براي خوانده.
4- وصول هزينه دادرسي – برابر با اصل كردن فتوكپي اسناد و مدارك
وظايف مدير دفتر
1- تشكيل پرونده
در تكميل بودن پرونده قبل از ثبت خصوصاً در دادخواستها بايد دقت شود كه ضمائم خوانا و مصدق و به تعداد خواندگان بعلاوه يك نسخه باشد، نشاني ها خوانا و درصورت امكان شماره تلفن طرفين قيد شود، مرحله بعد ثبت در رايانه يا ثبت عرايض و ارائه فوري به دادگاه است، اقدامات بعدي به دنبال اخذ دستور از سوي دادگاه است.
2- مكاتبات
در مكاتبات بايد نام و نام خانوادگي و سمت امضاءكننده نامه قيد و به مهر مدير شعبه يا دفتر شعبه باتوجه به امضاء ممهور شود، نامه ها بلافاصله پس از دستور دادگاه نوشته شده و در پاكت دربسته توسط طرفين ارسال مي شود تا سريعتر پاسخ اعلام شود، استعلام از ثبت اسناد و اموال، دارايي و ...
3- اخطار و احضار
در نوشتن احضاريه و اخطاريه دستور دادگاه اجراء و موارد لازم قيد مي شود و
نوشته ها خوانا و آدرس بايد دقيق باشد و بعد احضاريه يا اخطاريه در دفتر دادگاه ممهور مي شود.
4- تنظيم گزارش، تأمين دلايل
در گذشته مدير دفتر اين كار را انجام مي داد ولي الان با ايجاد شوراهاي حل اختلاف اين امر به شوراها محول گرديده است مگر در مواردي كه تأمين دليل تنها مدرك خواهان باشد و رأي دادگاه بدون آن ميسر نباشد، دراينصورت توسط دادگاه انجام
مي شود.
انواع دفتر
1- دفتر ثبت عرايض
در اين دفتر مشخصات كامل پرونده ها درج مي شود و هر وقت پرونده اي منجر به صدور حكم شد، حكم صادره نيز در آن ثبت مي شود.
2- دفتر انديكاتور
يا دفتر نماينده دفتري است كه خلاصه نامه هاي فرستاده شده در آن ثبت مي شود.
3- دفتر اوقات
دفتر تعيين اوقات دفتري است كه در دفتر دادگاهها براي پرونده هاي جرياني تعيين وقت مي شود و وقت جلسه را بايد طوري تعيين كند كه فاصله بين ابلاغ وقت به اصحاب دعوي و روز جلسه كه بيش از 5 روز نبايد باشد علاوه بر وقت رسيدگي، وقت مراجعه و فوق العاده نيز وجود دارد.
4- دفتر ثبت ارجاعي
دفتري است كه كليه پرونده هايي كه براي انجام نيابت قضايي از ساير شهرستانها ارسال و ارجاع مي شود و نتيجه اقدامات انجام شده درباره آن نيابت ها ثبت مي شود.
5- دفتر ابلاغ برگه ها
دفتري است كه كليه اوراق قضايي كه براي ابلاغ به اصحاب دعوي ارسال مي شود مثل
دادخواست، احضاريه و اخطاريه در اين دفتر به ثبت مي رسد.
6- دفتر ثبت لوايح
هر لايحه اي كه وارد مي شود در دفتر ثبت لوايح ثبت و سپس مانند ساير برگه هاي
ابلاغ شده تسليم بايگان مي شود كه در پرونده مربوطه ضبط مي شود.
7- دفتر ثبت اجرائيه
مخصوص پرونده هايي است كه از اجراي احكام مي آيد و هركدام شماره مجزا دارد.