تعريف مديريت
مديريت يعني انجام دادن كارها به وسيله و از طريق ديگران است . در اين تعريف بر روي دو موضوع تأكيد شده است :
1- به انجام رسانيدن كار .
2- وجود اشخاص براي انجام كارها .
تعريفي ديگر از مديريت :
يعني هماهنگ كردن منابع انساني و مادي براي رسيدن به هدف .
فايوليسم ( مكتب مديريت عمومي فرانسه )
« هنري فايول » ( 1925 – 1841 ميلادي ) با بيش از 30 سال مديريت يك كمپاني معادل ذغال سنگ در فرانسه بود و در طي اين مدت ، همواره تحقيقاتي را در زمينه مديريت انجام داد .
« فايول » در سال 1916 ميلادي نتيجه مطالعات و تجربيات خود را در كتابي تحت عنوان « اداره امور سازمان هاي صنعتي و عمومي » به رشته تحرير در آورد .
« هنري فايلول » ( Henri Fayol ) در اين كتاب نتيجه تحقيقات و مطالعات خود را سه عنوان كلي به شرح ذيل طبقه بندي نموده است :
الف ) اصول عام و كلي مديريت
ب ) تواناييها و ويژگيهاي لازم براي مديريت
پ ) عناصر مديريت
اصول عام و كلي مديريت
« فايول » اگر چه اعتقاد داشت كه براصول مديريت حد و حصري وجود ندارد ، لكن در مطالعات و تجربيات خودش عملاً اصول محدودي را به كار گرفته ودر كتابش جمعاًً چهارده اصل را به شرح ذيل مطرح كرده است :
1- تقسيم كار :
به موجب اين اصل ، كارها و فعاليتهاي مرتبط درهر سازمان بايد به گونه اي طبقه بندي و تقسيم شود كه كاركناني متخصص بار آورد . بديهي است كه تقسيم كار به اين گونه ، موجب كاهش ضايعات ، افزايش بازدهي و تسهيل آموزش حرفه اي خواهد شد .
2- اختيار و مسئوليت :
اختيار عبارت است از « حق صدور دستور و قدرت تحميل اطاعت ) فايول اختيار را به دو گونه مورد بحث قرار مي دهد :
- اختيار رسمي ( اختيار مقامي ) از طرف سازمان بنا به اعتبار شغل ، مقام و درجه به شخص تفويض مي گردد .
- اختيار غير رسمي ( شخصي ) هم از تجارب ، مهارت ، توانايي ، رهبري ، هوش و تجربة شخص سرچشمه مي گيرد .
به نظر « فايول » يك مدير خوب اختيارات رسمي را بايد با اختيارات شخصي خود تكميل كند . علاوه بر اين ، اختيار و مسئوليت با هم مرتبط اند . به اين معني كه هر گاه اختيار اعمال شود ، مسئوليت نمايان مي شود . به عبارت ديگر ، مسئوليت بايد فرع بر اختيار باشد .
3- انضباط :
اين اصل كه بر اطاعت و احترام متقابل بين مؤسسه و كاركنانش مبتني است ، براي موفقيت دركار ضرورت دارد و بيشتر بر احترام تكيه دارد تا ترس . رعايت اصل مزبور در كلية رده هاي سازمان سبب كارآيي و موفقيت مي گردد .
4- وحدت فرمانده اي :
به موجب اين اصل هر يك از كاركنان براي انجام هر كار از يك مافوق بايد دستور بگيرد .
5-وحدت مديريت : ( وحدت جهت ) :
به موجب اين اصل هر گروه ازفعاليتها كه هدف واحدي را دنبال مي كند بايد زير نظر يك رئيس قرار داده شود . اين اصل از يك ساختار سازماني سالم سرچشمه مي گيرد . وبراي ايجاد وحدت عمل ، هماهنگي نيروها و تمركز مساعي ضرورت دارد . به نظر « فايول » بين اين اصل و اصل وحدت فرماندهي بايد قابل به تفكيك شد و نبايد اين دو اصل را باهم اشتباه كرد زيرا اصل وحدت مديريت يا وحدت جهت مرتبط را سازماندهي است و از ضروريات يك سازمان سالم و انسجام يافته است ، در صورتي كه اصل وحدت فرماندهي مربوط به وظايف كاركنان است . به عبارت ديگر ، وحدت فرماندهي نمي تواند بدون وحدت مديريت يا وحدت جهت پديد آيد .
6-تبعيت منابع فردي از منافع عمومي :
بر اساس اين اصل منافع جميع گروه ، مقدم بر منافع فرد بايد قرار گيرد .
7- حقوق و مزاياي كاركنان :
حقوق و مزاياي كاركنان در واقع بهايي است كه در ازاي خدمات آنان پرداخت مي شود و بنابر اين بايد عادلانه باشد « فايول » از سه روش نرخ گذاري :
- نرخ گذاري بر اساس زمان .
- نرخ گذاري بر اساس شغل .
- نرخ گذاري بر اساس قطعه كاري يا پرداخت بر اساس تعداد واحدهاي تكميل شده كار .
8- تمركز :
تمركز هم مانند تقسيم كار به نظام طبيعت تعلق دارد . مسئلة تمركز يا عدم تمركز صرفاً سؤالي است ساده در ارتباط با ميزان درجه آن . موضوع اصلي ، يافتن حد مطلوب تمركز يا عدم تمركز است . بنابراين ، در تعيين ميزان و حدود تمركز بايد به اوضاع و شرايط خاص سازمان توجه كرد و آن حد از تمركز را اختيار كرد كه مطلوب ترين نتايج را براي مؤسسه در بر داشته باشد .
9-سلسله مراتب :
سلسله مراتب عبارت است از الگوي زنجيره وار ارتباطي از بالاترين مقام سازماني تا پايين ترين هرم سازماني . فايول وجود سلسله مراتب سازماني را براي مشخص كردن خطوط فرماندهي و اختيار لازم مي داند . ولي در صورت نياز انعطاف پذيري را در اين مورد جايز مي شمارد و مي گويد اگر معلوم است كه تعقيب كلية كانالهاي ارتباطي ممكن است نتايج نامطلوبي براي سازمان به بار مي آورد در آن صورت مي توان سلسله مراتب سازماني را ناديده گرفته و براي برقراري ارتباط ، كوتاه ترين مسير را انتخاب كرد .
10- نظم و ترتيب :
فرمول نظم و ترتيب به اين قرار است كه در اشياء هرچيز بايد در جاي خود قرار بگيرد يعني براي هر چيز جايي بايد باشد . اين نظم و ترتيب در مورد انسان هم صدق مي كند .
11- انصاف ( بي غرضي ) :
به عقيدة فايول براي اينكه كاركنان به انجام وظايفشان تشويق شوند وتمام تواناييهاي خود را به كار گيرند بايد با آنها با محبت رفتار شود . انصاف و بي غرضي ازتركيب « محبت » و « عدالت » حاصل مي شود .
12- ثبات و استمرار خدمت كنندگان :
هر كارمندي تا بتواند به كار جديدش تسلط پيدا كند و آنرا با موفقت انجام دهد به زمان نياز دارد . چنانچه قبل از تسلط يافتن و يا قبل از رسيدن چنين زماني كارمندي از كار بركنار شود ، در واقع به او فرصتي داده تشده است تا بتواند خدمت خود را ارائه دهد . از سوي ديگر ، مديران نيز به زمان نياز دارند تا كاركنان خود را خوب بشناسند و به آنها اعتماد كنند . به طور كلي ، مديريتي كه به موفقيت خود و كاركنانش توجه داشته باشد ، به دنبال تأمين ثبات و استمرار خدمت پرسنل است . بنابر اين ، عدم ثبات و استمرار خدمت كاركنان را مي توان هم علت و هم معلول عدم پيشرفت امور و سوء مديريت به شمار آورد .
13- ابداع وابتكار :
تفكر دربارة يك برنامه و مطمئن بودن نسبت به موفقيت اجراي آن بيشترين رضايت خاطر را براي افراد باهوش به دنبال خواهد داشت ( البته در صورتي كه سازمان فرصت چنين تجربه اي را به اينگونه افراد بدهد ) . « فايول » قدرت تفكر در طرح و اجراي برنامه را ابداع و ابتكار مي نامد .
14- روحية يگانگي روحي ( روحية جمعي ) :
« قدرت در اتحاد است » همبستگي و اتحاد ميان كاركنان شاغل در يك واحد ، قدرت وانسجام بيشتري را براي تأمين هدفهاي آن واحد فراهم مي آورد .
توانايي و ويژگيهاي لازم براي مديريت
به نظر « فايول » مدير هر مؤسسه اي خواه دولتي ، خواه صنعتي وخواه بازرگاني باشد به توانايي ها و ويژگيهاي ذيل نيازمند است :
1- توانايي جسمي يعني داشتن سلامت ، نيرو و انرژي و ظاهر مناسب .
2- توانايي فكري يعني داشتن قدرت فهم و يادگيري و تشخيص ، نيروي فكري و سازگاري .
3- توانايي اخلاقي يعني داشتن ثبات رواني ، اشتياق به پذيرفتن مسئوليت ، ابتكار ، وفاداري ، ظرافت طبع و متانت .
4- معلومات عمومي يعني آشنايي كلي با اموري كه ارتباط خاص با وظايف سازمان ندارد .
5- معلومات تخصصي يعني داشتن اطلاعات خاص در مورد وظايف شغلي و كار مورد تصدي كه ممكن است فني ، تجاري ، مالي ، تأميني ، حسابداري و يا اداري باشد .
6- تجربه يعني دارا بودن معلوماتي كه ضمن كار عايد انسان مي شود .
به عقيدة « فايول » اهميت نسبي هر يك از تواناييها و ويژگيهاي مزبور ، با توجه به موقعيت شاغل درسلسله مراتب مديريت تفاوت پيدا مي كند . براي مثال در رده كاركنان ، توانايي هاي فني بيشترين اهميت را دارد ، لكن هر قدر شاغل در رده بالاتري از سلسله مراتب سازماني قرار گيرد ، اهميت نسبي تواناييهاي مديريت افزايش مي يابد در حالي كه به تواناييهاي فني نياز كمتري خواهد بود .
عناصر مديريت
به عقيده فايول مديريت فعاليتي است كه با تمام مسئوليتهايي كه انسان به عهده مي گيرد ارتباط پيدا ميكند . كلية فعاليتهاي سازماني را در شش دسته مجزا به شرح زير طبقه بندي كرده است :
1- فعاليتهاي فني :
شامل امور مربوط به تهيه و توليد محصول
2- فعاليتهاي تجاري :
شامل امور خريد و فروش و مبادلة كالا
3- فعاليتهاي مالي :
شامل امور مربوط به فراهم آوردن سرمايه و استفاده مطلوب از آن .
4- فعاليتهاي تأميني :
شامل امور مربوط به حفاظت از جان اشخاص و اموال سازمان
5-فعاليتهاي حسابداري :
شامل امور مربوط به نگاهداري حسابهاي انبار ، هزينه ها ، ترازنامه ها و همچنين آمار .
6-فعاليتهاي اداري :
شامل امور مربوط به برنامه ريزي ، سازماندهي ، فرماندهي ، هماهنگي و كنترل
« فايول » تأكيد مي كند كه آخرين دسته از فعاليتها يعني فعاليتهاي اداري ، در ميان ساير فعاليتهاي شش گانه از همه مهمتر و شايسته بيشترين توجه است و تمام فعاليتهاي مديريتي را شامل مي شود .
مديريت علمي « فردريك وينسلو تيلور »
بنيانگذار نهضت مديريت علمي « فردريك وينسلو تيلور » مي باشد ( 1915 – 1856 ميلادي ) ، كه بر اثر مشاهده و مطالعه منظم كارهاي مربوط به توليد و تجزيه و تحليل چگونگي انجام كار در سطح كارگاه پديد آمد . در اين نظريه از يك سلسله فنون مانند مطالعه حركت ، مطالعه زمان ، برنامه ريزي و كنترل توليد ، طراحي نحوه استقرار ماشين آلات و افراد در كارگاهها ، دستمزد تشويقي ، مديريت امور پرسنلي و مهندسي نيروي انساني كه همگي بر كارآيي و « توليد » تأكيد دارند ، استفاده مي شود .
روش « تيلور » به اين گونه بود كه از طريق مطالعه چگونگي انجام كار ، قواعد حاكم بركار را كشف مي كرد و بر اين اساس بر اصولي دست مي يافت . « تيلور » مديريت را به صورت فرآيندي مي ديد كه از طريق آن كارها به وسيله افراد به صورت فردي يا گروهي انجام مي گيرد . او براي حل مسائل مديريت مراحل زير را دنبال مي كرد :
راه حل مسائل مديريت از ديدگاه « تيلور »
1- تعريف و شناسايي مسئله يا مشكل
2- شناسايي و تجزيه و تحليل كليه عوامل مؤثر در كار
3- اندازه گيري عوامل قابل سنجش در كار
4- ثابت نگه داشتن كليه عوامل مؤثر در كارها غير از عامل مورد بررسي
5- استنتاج اصول مديريت علمي بر اساس روش فوق كه مبتني بر مشاهده و مطالعه است .
6- اثبات اعتبار علمي اصول استنتاج شده از طريق به كارگيري مكرر آنها در محيط كار .
« تيلور » با تفكيك كارهاي فكري از كارهاي بدني ، بر جنبه فكري برنامه ريزي كه مشتمل است بر نكاتي از قبيل :
- چه كاري بايد انجام شود ؟
- چگونه ؟
- توسط چه كسي ؟
- با چه سرعتي ؟ و
- در چه زماني بايد به پايان برسد ،
تأكيد بسيار مي كرد . براي رسيدن به اين هدف هاي برنامه ريزي ، « تيلور » انديشه استفاده از متخصصين سازماني را كه امروزه از آن به عنوان سازمان ستادي ياد مي شود ، عنوان كرد .
اصول مديريت علمي
1- استفاده از روش علمي براي انجام هر يك از عناصر تشكيل دهنده كار به جاي اعمال روشهاي غير علمي متداول .
2- انتخاب كاركنان بر اساس شايستگي ( طبق ضوابط علمي ) ، تعليم و تربيت و پرورش آنان به جاي اينكه هر يك از افراد رأساً به انتخاب شغل و آموزش خويش اقدام كند .
3- همكاري صميمانه با كاركنان به منظور اطمينان از كاربرد روشهاي علمي تعيين شده در انجام وظايف شغلي .
4- تقسيم منصفانه كار و مسئوليت بين مديريت كاركنان به گونه اي كه هر كدام بخشي را كه بيشتر مناسب آنهاست به عهده بگيرند ( به جاي روش سابق كه مديريت تمامي كار و مسئوليت را به كاركنان تحميل مي كرد ) .
مكانيزم مديريت علمي ( روش اجرا )
1- زمان سنجي با استفاده از روشها و ابزارهاي مناسب به منظور صرفه جويي در زمان انجام كار .
2- اعمال سرپرستي چند جانبه * ( بر اساس تخصص ) به جاي روش سنتي سرپرستي فردي
3- استاندارد كردن كليه وسايل و ابزار كار مورد استفاده در حرفه هاي ( مشاغل ) مختلف و همچنين استاندارد كردن اعمال و حركات كاركنان در انجام كار .
4- اختصاص دادن يك واحد سازماني براي برنامه ريزي .
5- به كار گرفتن اصل استثناء در مديريت به موجب اين اصل كاركناني كه بيشتر از استاندارد تعيين شده براي توليد بازده داشته باشند ، دستمزد تشويقي دريافت مي كنند و كساني كه توليدشان از استاندارد مزبور كمتر باشد دستمزد كمتري مي گيرند .
6- استفاده از دستور العمل و شرح وظايف براي انجام كار و اعمال تدابير تشويقي براي انجام موفقيت آميز وظايف .
7- به كار گرفتن نظام نرخ دستمزد متفاوت ( نظام نرخ دستمزد قطعه كاري ) .
8- استفاده از سيستمهاي راهنما براي طبقه بندي كردن محصولات توليد شده و ابزارهايي كه در توليد به كار برده مي شود .
9- استفاده از يك نظام كار ساده و تكراري .
10- به كار گرفتن روش حسابداري قيمت تمام شده .
* سرپرستي چند جانبه : در تئوريهاي كلاسيك مطرح اين است كه يك زيردست بايد از يك بالا دست دستور دريافت كند . در صورتي كه در سرپرستي چند جانبه اين اصل نقص مي گردد و يك زير دست ، بيش از يك بالادست دستور مي گيرد .
اهداف مديريت علمي
« كلود جرج » ( Claude George ) در كتاب « تاريخ انديشه هاي مديريت » اهداف مديريت علمي را به شرح ذيل عنوان كرده است :
1- تنظيم عمليات مؤسسات صنعتي با توجه به معيارهاي بازار به منظور حفظ ارزش سرمايه و تداوم عمليات .
2- ايجاد اطمينان خاطر در كاركنان نسبت به تداوم عمليات و استمرار استخدام و درآمد شغلي با توجه به معيارهاي بازار و در چهار چوب برنامه ريزي هاي انجام شده در مورد كار عادلانه .
3- افزايش درآمد از راه تقليل ضايعات ، كوتاه كردن مراحل انجام كار و صرفه جويي در هزينه هاي پرسنلي و ساير هزينه ها كه در نهايت ، به افزايش سود آوري و فزوني يافتن درآمد كاركنان منجر خواهد شد .
4- فراهم آوردن امكانات برخورداري از سطح زندگي بالاتر درنتيجه افزايش درآمد كاركنان.
5- تأمين زندگي خانوادگي واجتماعي مرفه وآسوده براي كاركنان از راه افزايش درآمدو برطرف كردن بسياري از عوامل مضطرب كننده درزندگي آنان.
6- تأمين سلامت كاركنان وشرايط كار فردي واجتماعي قابل قبول براي آنان.
7- فراهم آ وردن امكانات استفاده از حداكثرتواناييهاي افراد از طريق اعمال روشهاي علمي درتجزيه و تحليل كار ، انتخاب ، آموزش ، انتصاب ، انتقال وترفيع كاركنان.
8- فراهم كردن فرصتهاي آموزشي و ارشادي براي كاركنان در جهت شكوفايي هر چه بيشتر استعدادها وپرورش تواناييهاي آنان به گونه اي كه براي ترفيعات و مشاغل بالاتر آماده شوند.
9- تقويت « اعتماد به نفس » و « احساس ارزش شخصي » در كاركنان از طريق فراهم آوردن فرصت براي هر يك از آنان به منظور شناخت و درك كار خودشان به اخص و برنامه ها و روشهاي انجام كار ، به طور اعم.
10- فراهم كردن امكان «خودشناسي » ( self - realization ) و « ابراز لياقتهاي شخصي » ( self - expression ) براي كاركنان از طريق ايجاد و تقويت محيط مناسب براي ارزيابي و شناخت تواناييهاي فردي وتأمين آزادي در روابط سازماني.
11- كمك به رشد شخصيت كاركنان از طريق واگذاري كار مناسب به آنان.
12- گسترش عدالت از طريق حذف تبعيضات موجود در پرداخت حقوق ودستمزد وساير امور پرسنلي.
13- حذف عوامل محيطي مزاحم و نيز عوامل اصطكاك زا در ميان كاركنان و ايجاد تفاهم مشترك نسبت به تحمل يكديگر وتقويت روحيه كار گروهي.
نارسايي هاي مكتب مديريت علمي
در مكتب مديريت علمي واحد تجزيه وتحليل را فرد ( كارمند يا كارگر) تشكيل مي دهد و بر مطا لعه تفضيلي حركات بدني كه مرتبط با انجام وظايف است ، تأكيد دارد . بخاطر اينكه تيلور و پيروان او اعضاي سازمان را مانند ساير ابزار و وسايل كار تلقي مي كردند يك مدل مكانيكي است . با يك چنين طرز تلقي ، طبيعي است كه به احساسات ، طرز تفكر و هدفهاي فردي كاركنان توجه نمي كردند و از اين روست كه مكتب مديريت علمي ، متغير رفتار سازماني از قبيل متغيرهاي رواني و اجتماعي را ناديده گرفته است .
خلاصه اينكه مديريت علمي راه حل رضايت بخشي براي مسئلة انگيزش و بازدهي كاركنان ارائه نداد . اين مكتب كارگر يا كارمند را به عنوان يك فرد جدا و منتزع شده و خارج از متن اجتماعي اش مورد بررسي قرار داده و به اين ترتيب متغيرهاي بسيار مهم و مرتبط با مسئله انگيزش و بازدهي از قبيل سازمان غير رسمي ، تضاد منافع و غيره را ناديده گرفته است . به اين ترتيب مشاهده مي شود نحوة برخورد « تيلوريسم » با مسئلة روحيه و بازدهي ( يعني صرفاً از طريق پاداشهاي مادي و تنبيه ) ، به خوبي نشان مي دهد كه اين مكتب فاقد بصيرت جامعه شناسي بوده است .
آثار مديريت علمي
يكي از آثار مشخص مديريت علمي بهبود كلي در مديريت كارخانه است كه براثر آن مطالعه و بهبود امور فروش ، ادارة امور عمومي ، و ساير جنبه هاي سازماني نيز مورد توجه قرار گرفت . به اين ترتيب ، يكي از دستاوردهاي اين مكتب با استفادة مؤثرتر از نيروي انساني ، تجهيزات و مواد است كه به نوبة خود در توسعة برنامه ريزي ، تعيين مسير پيشرفت كار و كنترل به صورت محرك اثر داشته است يكي ديگر از موارد بسيار مهم مديريت علمي استفاده از « تحقيق » و محاسبات علمي به جاي « روشهاي محاسبة سرانگشتي »( rule of thumb ) است
برنامه ريزي سيستماتيك كه براي هر نوع بهبود و پيشرفت علمي در كار لازم است ، از ديگر آثار مهم مديريت علمي به شمار مي آيد .
موضوع كنترل نيز از آثار مهم مديريت علمي است كه به صورت مكانيزمي براي حفظ و دوام رويه ها ، استانداردها و شرايط مؤثر در عملكرد سيستم ، به كار مي رود . آخرين اثر مهم مديريت علمي ، معرفي اصل « همكاري » است ، به اين معني كه تنها از طريق تفاهم و همكاري است كه مي توان نيازهاي اساسي و انتظارات مديريت و كاركنان را برآورده كرد .
به طور خلاصه ، « تيلور » معتقد است كه مديريت بايد بر پاية اين پنج مفهوم يا پنج اصل كه عبارتند « تحقيق » ، « استاندارد » ، « برنامه ريزي » ، « كنترل » و « همكاري » پايه گذاري شود .
منابع :
1. سايت اطلاعاتي www .parseek.com
2. سايت اطلاعاتي irandoc.ac ir
3. كتاب كاميابي مديريت ژاپني در آمريكا نوشته : رابرت ال . شوك
ترجمه : ايرج پاد
4. كتاب 525 نكته از زبان مديران موفق نوشته : ران كولمان و جايلزباري
ترجمه : دكتر ابوالقاسم حكيمي پور
5. ماهنامه انجمن مديران صنايع
6. سايت اطلاعاتيhttp : llwww. eia.doe.gov/listserv – signap . html